Welcher EVB-IT-Vertragstyp für KI-Dienste passt
Dieser Beitrag zeigt, welche Klauseln in einem kommunalen KI-Vertrag über den Ausstieg entscheiden und wie der Charly KI-Telefonassistent vertraglich sauber beauftragt wird. Wer im Hauptamt oder in den zentralen Diensten über die Digitalisierung der Telefonzentrale entscheidet, steht vor einer vertragsrechtlichen Grundsatzfrage. Sprachbasierte KI-Dienste für den Bürgerservice werden nicht als statische Software auf dem eigenen Server installiert, sondern als laufender Cloud-Dienst bereitgestellt. Ein klassischer EVB-IT Kaufvertrag oder ein reiner EVB-IT Dienstvertrag greift hier zu kurz, weil wesentliche Aspekte des Betriebs, der Verfügbarkeit und der Datenverarbeitung unbehandelt blieben.
Für laufend erbrachte KI-Lösungen bildet der EVB-IT Cloudvertrag das rechtlich passgenaue Fundament: Er ist als Mustervertrag der öffentlichen Hand ausdrücklich als "Vertrag über Cloudleistungen" ausgestaltet[1]. Die EVB-IT werden von der öffentlichen Hand in Abstimmung mit der IT-Wirtschaft entwickelt und auch von Kommunen genutzt[2]. Der Cloudvertrag regelt speziell die Bereitstellung von Software-as-a-Service (SaaS), kontinuierliche Updates der KI-Modelle, Service Level Agreements (SLA) für die telefonische Erreichbarkeit sowie die zwingend erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Er verhindert, dass unklare Standardbedingungen gewerblicher Anbieter die kommunale Verwaltung in rechtliche Grauzonen drängen.
- EVB-IT Cloud: Der empfohlene Vertragstyp für KI-Telefonassistenten und Voicebots mit laufender Bereitstellung, dynamischer Skalierung und definierten Verfügbarkeitsgarantien.
- EVB-IT Dienstvertrag: Nur geeignet für flankierende Beratungsleistungen oder individuelle Schulungen, deckt aber den eigentlichen Plattformbetrieb nicht ab.
- EVB-IT Kauf: Ungeeignet für KI-Assistenten, da keine permanente Softwareüberlassung stattfindet, sondern ein stetig gepflegter und aktualisierter Dienst genutzt wird.
Kommunen sollten darauf achten, dass der EVB-IT Cloud-Vertrag durch spezifische Leistungsbeschreibungen ergänzt wird, die den kommunalen Alltag abbilden. Dazu gehören Reaktionszeiten bei Störungen des Bürgertelefons ebenso wie klare Zusagen zur Ausfallsicherheit und zur unterbrechungsfreien Anbindung an die bestehende Telefonanlage.
Übliche Laufzeiten und woran sie binden
Die Festlegung der Vertragslaufzeit ist für die Leitung des Hauptamtes eine Gratwanderung zwischen planerischer Investitionssicherheit und der Wahrung des vergaberechtlichen Wettbewerbs. Aus Sicht der Verwaltung ist eine mehrjährige Bindung verständlich, um den Einführungsaufwand und das Einlernen der Wissensbasis über mehrere Haushaltsjahre zu amortisieren. Gleichzeitig setzt das Vergaberecht engen zeitlichen Grenzen.
Gemäß § 21 Abs. 6 der Vergabeverordnung (VgV) gilt: „Die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung darf höchstens vier Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor.“[3] Dieser Grundsatz schützt den Wettbewerb und verhindert, dass öffentliche Auftraggeber auf unbestimmte Zeit an ein einzelnes System gebunden bleiben. Auch bei der kooperativen Beschaffung, wie sie im Rahmen von EfA-Prinzip und KI-Beschaffung praktiziert wird, bleibt diese Vierjahresgrenze der Bezugspunkt für die Laufzeitplanung im Oberschwellenbereich.
| Vertragsmodell | Reguläre Erstlaufzeit | Planerische Wirkung für das Hauptamt |
|---|---|---|
| Pilot- und Testphase | 1 bis 3 Monate | Evaluierung der Erkennungsrate und Bürgerakzeptanz ohne langfristige Haushaltsbindung |
| Standard-Jahresvertrag | 12 Monate | Hohe Flexibilität bei technologischer Weiterentwicklung und jährlicher Haushaltsplanung |
| Rahmenvereinbarung nach VgV | Höchstens vier Jahre, außer in einem im Gegenstand begründeten Sonderfall (§ 21 Abs. 6 VgV) | Gesicherte Betriebsübernahme bei voller Ausschreibungskonformität |
Für Kommunen empfiehlt sich in der Praxis ein modularer Ansatz: Eine vorgeschaltete Pilotphase von wenigen Monaten ermöglicht es, den Entlastungseffekt im Bürgerbüro realitätsnah zu messen, bevor der Übergang in einen regulären Jahresvertrag oder eine mehrjährige Vereinbarung erfolgt.
Was eine kurze Kündigungsfrist der Kommune wert ist
In vielen Standardverträgen der Digitalwirtschaft finden sich Klauseln, die eine automatische Vertragsverlängerung um zwölf oder vierundzwanzig Monate vorsehen, falls nicht mehrere Monate vorab gekündigt wird. Für kommunale Verwaltungen sind solche starren Verlängerungsmechanismen hochgradig riskant. Sie engen die haushalterische Manövrierfähigkeit ein und können dazu führen, dass die Verwaltung für eine Lösung zahlt, die organisatorisch nicht mehr zum Bedarf passt.
Kurze Kündigungsfristen und regelmäßige Kündigungsfenster sichern die Einhaltung der gesetzlichen Vergabeprinzipien. In § 97 Abs. 1 GWB ist unmissverständlich festgeschrieben: „Öffentliche Aufträge und Konzessionen werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben. Dabei werden die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Verhältnismäßigkeit gewahrt.“[4] Eine Kommune, die sich durch unfaire Kündigungsklauseln jahrelang bindet, gerät in Spannung zu diesem Wirtschaftlichkeitsgebot, da sie Marktinnovationen und Preisentwicklungen nicht nutzen kann.
- Monatliche oder vierteljährliche Kündigungsrechte: Ermöglichen dem Hauptamt eine flexible Anpassung an wechselnde organisatorische Rahmenbedingungen oder kommunale Haushaltslagen.
- Sonderkündigungsrechte: Müssen vertraglich festgeschrieben werden für Fälle von anhaltenden Schlechtleistungen, Verfehlen definierter Erkennungsquoten oder Änderungen datenschutzrechtlicher Vorgaben.
- Transparente Fristenfristen: Verlängerungen sollten maximal um den Zeitraum der Erstlaufzeit oder auf unbestimmte Zeit mit kurzer Kündigungsfrist erfolgen.
Eine partnerschaftliche Vertragsgestaltung erkennt an, dass Verwaltungen Planungssicherheit brauchen, ohne in Knebelverträgen festzustecken. Faire Ausstiegsoptionen schaffen Vertrauen und halten den Dienstleister dauerhaft zu hoher Servicequalität an.
Was der Vertrag zu Preisänderungen regeln muss
Die Budgettreue ist für zentrale Dienste und die Kämmerei ein zentrales Kriterium. Ein KI-Telefonassistent verarbeitet im Jahresverlauf schwankende Anrufvolumina, beispielsweise bei Wahlen, Grundsteuerreformen oder extremen Wetterereignissen. Wenn Verträge unklare Regelungen zu variablen Minutenpreisen oder plötzlichen Preisgleitklauseln enthalten, drohen unkalkulierbare Kostenfallen.
Der Vertrag muss transparent definieren, welche Leistungen durch die Grundgebühr abgedeckt sind und wie Mehrbedarfe abgerechnet werden. Kommunen sollten Pauschalmodelle oder klar kontingentierte Minutenpakete mit transparenten Obergrenzen vereinbaren. Zudem müssen Preisgleitklauseln an nachvollziehbare Indizes des Statistischen Bundesamtes gekoppelt sein, anstatt dem Anbieter einseitige Preisanpassungsrechte einzuräumen. Unvorhergesehene Preissprünge können zudem vergaberechtlich relevant werden: Überschreitet das Gesamtvolumen unbemerkt Schwellenwerte, greifen strikte Vorschriften, wie im Beitrag KI-Beschaffung: wann europaweit ausgeschrieben werden muss detailliert dargelegt wird.
| Vertraglicher Regelungsbereich | Risiko bei unklarer Klausel | Empfohlene Best Practice für Kommunen |
|---|---|---|
| Gesprächsminuten & Überhang | Nachforderungen bei unerwarteten Anruferspitzen | Festes monatliches Inklusivvolumen mit klar gedeckelten Minutensätzen |
| Preisanpassungsklauseln | Einseitige Preissteigerungen ohne Widerspruchsrecht | Bindung an offizielle Verbraucherpreisindizes mit Sonderkündigungsrecht bei Erhöhung |
| Zusatzmodule & Schnittstellen | Versteckte Kosten für Kalenderanbindung oder Chatbot | Vollständige Festpreisgarantie für alle im Funktionsumfang vereinbarten Fachbereichs-Module |
Eine vorausschauende Vertragsprüfung stellt sicher, dass alle anfallenden Betriebskosten für die gesamte Vertragslaufzeit eindeutig beziffert und durch den Haushaltsplan gedeckt sind.
Exit: Daten, Konfiguration und Rufnummer zurück
Ein geordneter Ausstieg muss bereits bei Vertragsschluss präzise geregelt werden. Die wichtigste Maxime für die Leitung des Hauptamtes lautet: Die Rufnummer, über die Bürger:innen die Verwaltung erreichen, sowie die mühsam aufgebaute und kuratierte Wissensbasis sind uneingeschränktes Eigentum der Kommune und niemals des Softwareanbieters.
Wird der Dienst gewechselt oder beendet, muss der Anbieter vertraglich verpflichtet sein, alle Daten vollständig und in offenen, standardisierten Formaten herauszugeben. Dazu zählen strukturierte Wissensdatenbank-Inhalte, FAQ-Kataloge, Gesprächsstatistiken und Systemkonfigurationen in maschinenlesbaren Formaten wie JSON oder CSV. Gleichzeitig muss die Verwaltung realistisch kalkulieren: Ein Exit ist niemals völlig kostenlos, da auf Seiten des eigenen Kollegiums stets interner Migrationsaufwand für Schnittstellenanpassungen, Tests und Systemumstellungen anfällt.
- Rückübertragung der Rufnummer: Nahtlose Weiterschaltung oder Freigabe der Telefonnummer ohne technische Verzögerung oder Portierungsgebühren des Anbieters.
- Datenexport in Standardformaten: Übergabe aller eingepflegten Fachbereichsinformationen, Routing-Logiken und Berechtigungsstrukturen in strukturierter Form.
- Rechtssichere Löschung: Verbindliche Bestätigung über die vollständige und DSGVO-konforme Löschung aller kommunalen Daten und temporären Transkripte auf den Servern des Anbieters nach Ablauf der Übergangsfrist.
Wenn diese Punkte im Vertrag verankert sind, vermeidet die Kommune das gefürchtete Vendor-Lock-in und behält jederzeit die volle digitale Souveränität über ihre Bürgerservicedaten.
Wo Standardklauseln der Kommune schaden
Viele kommerzielle Standard-AGB sind auf die Privatwirtschaft zugeschnitten und berücksichtigen die spezifischen Schutzpflichten einer Behörde nicht. Werden solche Klauseln ungeprüft übernommen, drohen gravierende rechtliche und organisatorische Nachteile. Häufig versuchen Anbieter, Nutzungsrechte an den eingepflegten Daten für das allgemeine KI-Modelltraining einzufordern oder die Herausgabefristen beim Vertragsende unbestimmt zu lassen.
Für die kommunale Verwaltung müssen DSGVO-Konformität, Privacy by Design und das ausschließliche Hosting auf deutschen und europäischen Servern vertraglich als unverhandelbarer Mindeststandard festgeschrieben werden. Allgemeine Gerichtsstandsvereinbarungen im Ausland, einseitige Haftungsausschlüsse bei Ausfällen des Bürgertelefons oder unzureichende Löschprotokolle gehören deshalb aus jedem Entwurf gestrichen, bevor er in die Beschlussfassung geht.
- Unzulässige Datenverwertung: Klauseln streichen, die dem Anbieter erlauben, Gesprächsinhalte der Bürger:innen zur Verbesserung eigener Basismodelle zu verwenden.
- Fehlende Mitwirkungspflichten beim Exit: Standardklauseln ergänzen, um den Dienstleister zur aktiven Unterstützung während der Übergangsphase zu verpflichten.
- Unzureichende Reaktionszeiten: Pauschale Supportzusagen durch messbare Service Level Agreements (SLA) mit garantierten Entstörzeiten für die Telefonzentrale ersetzen.
Ein aufmerksames Hauptamt streicht solche Passagen konsequent aus den Entwürfen und besteht auf den bewährten Standards des öffentlichen Auftragswesens.
Was vor der Unterschrift zu prüfen ist
Bevor der Vertrag für einen KI-Telefonassistenten unterzeichnet wird, sollte das Hauptamt die Vereinbarungen anhand einer strukturierten Prüfliste gegen die kommunalen Anforderungen abgleichen. Dies stellt sicher, dass Wirtschaftlichkeit, Datenschutz und organisatorische Flexibilität über die gesamte Einsatzdauer gewahrt bleiben. Fachliche Orientierung bietet dazu unter anderem der Deutsche Städte- und Gemeindebund mit seinem Themenbereich Digitalisierung[5]; ergänzend lohnt der Blick in die Arbeitshilfen der kommunalen Spitzenverbände und der EVB-IT-Gremien zum öffentlichen Auftragswesen.
| Prüfbereich | Konkrete Vertragsanforderung | Status |
|---|---|---|
| Vertragstyp | EVB-IT Cloud mit passendem Service- und Leistungsschein vereinbart | Erforderlich |
| Laufzeit & Kündigung | Klare Erstlaufzeit, kurze Kündigungsfristen und kein automatischer Mehrjahres-Lock-in | Erforderlich |
| Preise & Volumen | Festes Minuten- oder Monatspaket ohne versteckte Zusatzgebühren bei hohem Anrufaufkommen | Erforderlich |
| Datenschutz & Hosting | Hosting ausschließlich auf EU-Servern, DSGVO-konformer AVV und kein Training auf Bürgerdaten | Erforderlich |
| Datenhoheit & Exit | Garantierte Herausgabe der Wissensbasis in JSON/CSV und freie Rufnummernhoheit | Erforderlich |
Ein verlässlicher Partner für die öffentliche Verwaltung begegnet diesen Anforderungen auf Augenhöhe. Der Charly KI-Telefonassistent wurde speziell für den kommunalen Einsatz konzipiert und bietet Verwaltungen von Beginn an faire Vertragslaufzeiten, transparente Konditionen, vollen Datenschutz sowie einen garantierten Daten-Exit ohne Lock-in-Effekte. So bleibt Ihre Verwaltung technisch zukunftssicher und behält stets die volle Kontrolle über ihre Kommunikationsinfrastruktur.
Lassen Sie Ihre Vertragsentwürfe im Gespräch gegen diese Prüfliste halten.
Häufig gestellte Fragen
Welcher EVB-IT-Vertrag passt für einen KI-Voicebot in der Kommune?
Für einen laufend erbrachten KI-Dienst ist der EVB-IT Cloud Vertrag die richtige Wahl. KI-Telefonassistenten werden als Software-as-a-Service bereitgestellt, weshalb klassische Dienst- oder Kaufverträge den laufenden Betrieb und die Datenverarbeitung nicht ausreichend abdecken.
Wie lang darf die Laufzeit eines kommunalen KI-Vertrags sein?
Der einschlägige Abschnitt zur Vertragslaufzeit ist § 21 Abs. 6 der Vergabeverordnung (VgV). Dieser regelt, dass die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung höchstens vier Jahre betragen darf, sofern kein im Gegenstand begründeter Sonderfall vorliegt.
Wem gehört die Rufnummer nach Beendigung des KI-Vertrags?
Die Rufnummer und die gepflegte Wissensbasis gehören stets der Kommune und nicht dem Anbieter. Dieser Grundsatz muss vertraglich fixiert sein, damit die Verwaltung für Bürger:innen nahtlos unter der gewohnten Nummer erreichbar bleibt.
Was muss beim Anbieterwechsel eines KI-Systems herausgegeben werden?
Beim Anbieterwechsel muss der Dienstleister technisch relevante Daten wie die Wissensdatenbank, Transkripte und Konfigurationen in maschinenlesbaren Formaten herausgeben. Dennoch entsteht beim Exit immer ein eigener Migrationsaufwand für die Verwaltung, weshalb der Wechsel nie ganz kostenlos ist.
Warum sind Kündigungsfenster bei automatischen Verlängerungen wichtig?
Eine automatische Verlängerung ohne Kündigungsfenster ist problematisch, da sie die Kommune an einen Anbieter fesselt. Laut § 97 GWB müssen öffentliche Aufträge die Wirtschaftlichkeit wahren, was nur durch die theoretische Möglichkeit eines Marktwechsels gewährleistet bleibt.
