KI-Beschaffung: Wann europaweit ausgeschrieben werden muss

Der EU-Schwellenwert für KI-Software: Relevante Schwellen im Überblick

Bei der Beschaffung moderner Software-as-a-Service-Lösungen und KI-Assistenten für Kommunen und Landkreise entscheidet die sorgfältige Schätzung des Netto-Auftragswerts über das anzuwendende Vergaberegime. Für öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge kommunaler Auftraggeber bildet der maßgebliche EU-Schwellenwert die Trennlinie zwischen nationaler Unterschwellenvergabe und europaweiter Ausschreibung^[1]. Liegt der geschätzte Netto-Gesamtwert über die gesamte Vertragslaufzeit unterhalb dieser Schwelle, greift die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO); wird der Schwellenwert erreicht oder überschritten, ist zwingend ein Oberschwellenverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) durchzuführen.

Verfahrensfristen und zeitliche Planung im Vergleich

Die Abgrenzung zwischen UVgO und VgV hat wesentliche Auswirkungen auf den zeitlichen Rahmen Ihrer Beschaffung. Während im Unterschwellenbereich pragmatische Verfahren wie die Verhandlungsvergabe eine zügige Bereitstellung ermöglichen, erfordert die EU-weite Oberschwellenvergabe nach VgV deutlich längere Mindestfristen für Teilnahmeanträge und Angebotsabgaben. Um unnötige Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden, sollten Hauptamtsleiter:innen und IT-Verantwortliche bei der Einführung von Lösungen wie einem KI-Telefonassistent für die Verwaltung den Gesamtwert frühzeitig und strukturiert berechnen.

Neben der Wahl der passenden Vergabeseite unterstützt eine saubere Markterkundung vorab dabei, das Leistungsverzeichnis funktional abzusichern und alle Anforderungen an Datenschutz, Hosting auf europäischen Servern und Barrierefreiheit bereits im Vorfeld präzise zu definieren.

Auftragswertberechnung bei KI-SaaS: Setup, Lizenzen und Vertragslaufzeit

Bei der geplanten Beschaffung von Software-as-a-Service-Lösungen und KI-gestützten Assistenten für Ihre Kommunalverwaltung ist die korrekte Ermittlung des Gesamtauftragswerts der entscheidende erste Schritt. Gemäß § 3 der Vergabeverordnung (VgV) ist bei der Wertschätzung vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer auszugehen^[2]. Dieser Schätzwert entscheidet rechtssicher darüber, ob das Vorhaben im nationalen Rahmen unterschwellig vergeben werden kann oder ob ein zeit- und ressourcenintensives europaweites Vergabeverfahren eingeleitet werden muss. Um Fehler zu vermeiden, müssen Hauptämter und IT-Verantwortliche alle finanzwirksamen Bestandteile systematisch über die gesamte geplante Vertragslaufzeit addieren.

Verpflichtende Faktoren der Auftragswertschätzung

• Einmalige Setup-Gebühren: Sämtliche Initialkosten für das technische Setup, die Schnittstellenanbindung an Ihre bestehende Telefonanlage, die Einrichtung der kommunalspezifischen Wissensbasis sowie Schulungen für Ihr Kollegium sind vollständig einzurechnen.
• Laufende Lizenz- und Nutzungskosten: Monatliche oder jährliche Entgelte für den Betrieb der Cloud-Infrastruktur und die Nutzung der KI-Mitarbeiter müssen für die vereinbarte Festlaufzeit aufsummiert werden.
• Regelung für unbestimmte Vertragslaufzeiten: Wird ein Vertrag ohne ein festes Enddatum geschlossen oder verlängert er sich fortlaufend über vier Jahre hinaus, greift die Regelung aus § 3 Abs. 11 VgV. In diesem Fall ist exakt der 48-fache Monatswert als Berechnungsgrundlage anzusetzen^[2].
• Optionale Verlängerungen und Erweiterungsmodule: Sämtliche vertraglich vereinbarten Optionen zur Laufzeitverlängerung sowie geplante Zusatzmodule – etwa die spätere Aufschaltung weiterer Fachbereiche oder zusätzlicher Kommunikationskanäle – müssen von Beginn an eingepreist werden.

Eine transparente Aufschlüsselung im Vergabewertblatt schützt Ihre Verwaltung zuverlässig vor Rügen und schafft eine solide Dokumentation im Vergabevermerk. Wenn Sie für den Bürgerservice einen KI-Telefonassistent für die Verwaltung beschaffen, sichert diese präzise Kalkulation den Weg für eine zügige, rechtssichere Unterschwellenvergabe. So lässt sich die digitale Entlastung Ihrer Mitarbeitenden ohne unbegründete Verzögerungen realisieren.

Unterschwellenvergabe nutzen: Verhandlungsvergabe und Direktauftrag

Liegt der berechnete Gesamtauftragswert für ein KI-Projekt unterhalb des maßgeblichen EU-Schwellenwerts, stehen Kommunen und Landkreisen flexible Handlungsspielräume nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie den jeweiligen Landesvergabegesetzen zur Verfügung. Während ein EU-weites Verfahren oft mehrere Monate Vorlauf erfordert, erlaubt die Unterschwellenvergabe ein wesentlich schlankeres Vorgehen. Dadurch können Entscheidungsträger:innen aus Hauptamt, IT-Leitung und Bürgerbüro zeitnah reagieren, wenn überlastete Telefonzentralen und eine steigende Zahl an Routineanfragen eine zügige Entlastung des Kollegiums verlangen. Ein moderner KI-Telefonassistent für die Verwaltung lässt sich über diese flexiblen Verfahren rechtssicher beschaffen.

Handlungsspielräume im Unterschwellenbereich nutzen

Je nach Auftragswert und spezifischer Rechtslage des Bundeslandes bieten sich im Unterschwellenbereich vor allem zwei vergaberechtliche Instrumente an, um moderne SaaS-Lösungen praxisnah einzuführen:

• Direktauftrag (§ 14 UVgO): Bei geringeren Auftragswerten ermöglicht der Direktauftrag eine unbürokratische Beschaffung ohne formelles Vergabeverfahren. Die konkreten Wertgrenzen werden durch die Kommunalgesetze und Erlasse der einzelnen Bundesländer geregelt, um den Einkauf von Standardleistungen zur Verwaltungsvereinfachung zu beschleunigen^[3].
• Verhandlungsvergabe (§ 12 UVgO): Für Auftragswerte unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb das bevorzugte Mittel. Sie erlaubt es Kommunen, zielgerichtet mit qualifizierten Anbietern über Leistungsdetails zu sprechen und Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit sowie Integration individuell abzustimmen.
• Funktionale Leistungsbeschreibung: Auch in der Verhandlungsvergabe verfassen Kommunen das Leistungsverzeichnis produktneutral und bedarfsbezogen, um die am besten geeignete KI-Lösung für den Bürger-Erstkontakt zu identifizieren.

Der gezielte Einsatz der Verhandlungsvergabe verkürzt Beschaffungszyklen erheblich und entlastet auch das interne Vergabeteam von bürokratischem Aufwand. Statt monatelanger Ausschreibungsphasen gelangen Städte und Landkreise innerhalb weniger Wochen von der Markterkundung zur produktiven Bereitstellung. Ein praxisbewährter KI-Mitarbeiter steht Ihrer Verwaltung nach der Auftragserteilung zügig zur Seite: Bei Charly vergehen beispielsweise lediglich drei Tage vom Auftrag bis zu seinem ersten Arbeitstag im kommunalen Bürgerservice. Das schafft sofortige Entlastung für Ihr Kollegium sowie mehr Zeit und Ruhe für die Bearbeitung komplexer Einzelfälle.

Produktneutrale Leistungsbeschreibung für KI-Mitarbeiter gestalten

Die Erstellung eines rechtssicheren Leistungsverzeichnisses stellt viele Verwaltungen vor strukturelle Herausforderungen. Gemäß § 23 Abs. 5 UVgO darf eine Ausschreibung nicht unzulässig auf bestimmte Erzeugnisse oder spezifische Herstellernamen verengen, sofern dies nicht durch den konkreten Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist^[4]. Statt geschützte Produktmerkmale abzufragen, erfordert eine rechtssichere Vergabe eine rein funktionale Anforderungsbeschreibung auf Basis einer vorherigen Bedarfsanalyse. Dies bewahrt Ihre Verwaltung vor Rügen und eröffnet dem Markt die Möglichkeit, passgenaue und innovative Lösungen anzubieten.

Funktionale Differenzierung: Muss- und Soll-Kriterien

Um im Vergabeverfahren ungeeignete Systeme rechtssicher auszusortieren und die Qualität der Angebote objektiv zu vergleichen, strukturieren Kommunen ihre Anforderungen in klare Kategorien. Für die Beschaffung moderner KI-Telefonassistenten für die Verwaltung hat sich im kommunalen Bürgerservice eine systematische Dreiteilung bewährt:

• Harte K.-o.-Kriterien (Muss): Zwingende Mindestanforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Systemarchitektur. Dazu gehören der Betrieb auf deutschen oder europäischen Servern, die strikte DSGVO-Konformität sowie das Bereitstellen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Angebote, die diese Punkte nicht erfüllen, werden zwingend ausgeschlossen.
• Gewichtete Qualitätskriterien (Soll): Leistungsmerkmale, die maßgeblich in die finale Zuschlagsentscheidung einfließen. Hierzu zählen eine besonders kurze Bereitstellungszeit für die schlüsselfertige Inbetriebnahme, die automatische Anliegenerfassung sowie die intuitive Pflege der Wissensbasis durch das Kollegium.
• Wünschenswerte Ergänzungen (Kann): Optionale Zusatzfunktionen wie erweiterte Dialekterkennungen oder die Anbindung spezieller Schnittstellen zu Fachverfahren, die der Verwaltung im Alltag zusätzlichen Komfort bieten.

Eine saubere, funktionale Leistungsbeschreibung schafft maximale Transparenz für alle Bieter und sichert Ihrer Kommune einen reibungslosen Vergabeprozess. So stellen Sie sicher, dass Ihr neuer digitaler Assistent vom ersten Arbeitstag an für verlässliche Entlastung sorgt und Ihrem Kollegium mehr Zeit und Ruhe für das Wesentliche verschafft.

Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit in der Ausschreibung

Bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz in der kommunalen Bürgerkommunikation stehen Vertrauen, Barrierefreiheit und höchste Datensicherheit an erster Stelle. Da Bürger:innen ihrer Verwaltung täglich sensible persönliche Anliegen anvertrauen, ist die strikte Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und kommunaler Sicherheitsstandards kein verhandelbares Extra, sondern ein fundamentales K.-o.-Kriterium im Vergabeverfahren. Um rechtliche Risiken sowie Datenschutzverstöße bei Software-as-a-Service-Lösungen von Beginn an auszuschließen, müssen Beschaffungsverantwortliche zwingende Sicherheitsanforderungen als verbindliche Bieterkriterien festlegen^[5].

In der Vergabepraxis von Kommunen und Landkreisen haben sich für den Einsatz digitaler KI-Assistenten drei zentrale Schutzmechanismen etabliert, die Bieter bereits bei der Angebotsabgabe nachweisen müssen:

• Hosting auf deutschen und europäischen Servern: Die gesamte Datenspeicherung und -verarbeitung muss nachweislich ausschließlich auf ISO-zertifizierten Serverstandorten in Deutschland oder der Europäischen Union erfolgen. Jeglicher unsichere Drittlandstransfer wird dadurch konsequent unterbunden.
• Privacy by Design ohne dauerhafte Speicherung: Eine datenschutzkonforme Lösung verarbeitet Bürgeranfragen streng nach dem Prinzip der Datenminimierung. Sprach- und Chatdaten werden zur Erledigung des Anliegens genutzt, jedoch erfolgt keine dauerhafte Speicherung personenbezogener Bürgerdaten.
• Nachweis eines gültigen AVV gemäß Art. 28 DSGVO: Bieter müssen zwingend einen geprüften Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorlegen, der die gesetzlichen Pflichten aus Art. 28 DSGVO transparent und rechtskonform regelt.

Wenn Sie diese Kriterien als unverzichtbare Mindestanforderungen in der Ausschreibung verankern, schaffen Sie die Grundlage für einen rechtssicheren Betrieb im Bürgerservice. Eine datenschutzkonforme Ausgestaltung stellt sicher, dass ein KI-Telefonassistent für die Verwaltung Ihr Kollegium vom ersten Arbeitstag an entlastet und verlässliche Informationen liefert, während Ihre Verwaltung mehr Zeit und Ruhe für das Wesentliche gewinnt.

Pilotierung und Markterkundung vor der offiziellen Vergabe

Bevor Kommunen ein förmliches Vergabeverfahren für administrative KI-Software einleiten, schafft eine vorgeschaltete Markterkundung gemäß § 20 UVgO rechtliche Sicherheit und Markttransparenz^[6]. Dieser strukturierte Prozess erlaubt es Hauptamtsleitungen, IT-Verantwortlichen und Bürgermeister:innen, den aktuellen Stand der Technik sowie marktgerechte Preismodelle objektiv zu ermitteln, ohne die spätere Vergabeentscheidung vorwegzunehmen. Eine sorgfältige Bedarfsanalyse schützt Ihre Verwaltung vor unvollständigen Anforderungsprofilen und legt das Fundament für ein funktionales, produktneutrales Leistungsverzeichnis, das alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Besonders bei neuartigen SaaS-Lösungen im Bürgerservice erweist sich ein geschützter Testbetrieb als wertvoller Baustein der Markterkundung. Verwaltungen erhalten dadurch die Möglichkeit, Leistungsfähigkeit, Dialekterkennung und Systemintegrationen (etwa für Kalenderbuchung oder Rückrufbitten) unter realen Rahmenbedingungen im internen Kreis zu erproben.

Kernbereiche einer praxisnahen Vergabevorbereitung

• Markterkundung zur realistischen Preisfindung: Durch unverbindliche Auskünfte und Marktdialoge ermitteln Sie die Gesamtkosten für Bereitstellung, Betrieb und Wartung transparent, was eine verlässliche Auftragswertberechnung ermöglicht.
• Interner Testbetrieb mit temporären Rufnummern: Bevor der Bürgerkontakt freigeschaltet wird, kann das neue digitale Teammitglied intern über eine temporäre Berliner Telefonnummer ausgiebig getestet und geschult werden.
• Einbindung der Fachbereiche bei der Kriterienerstellung: Fachämter wie Bürgerbüro, Wohngeld- oder Zulassungsstelle definieren gemeinsam konkrete Anwendungsfälle und K.-o.-Kriterien, um eine hohe Praxistauglichkeit sicherzustellen.

Durch die direkte Einbindung des Kollegiums in die Testphase schaffen Sie Vertrauen im Haus und stellen sicher, dass die beschaffte Lösung den Alltag spürbar entlastet. Wie praxisnahe Best Practices der kommunalen Digitalisierung belegen, verkürzt ein strukturierter Testbetrieb die anschließende Vergabephase deutlich und garantiert, dass alle Anforderungen an Datenschutz und DSGVO-Konformität von Beginn an lückenlos erfüllt werden. Das Ergebnis ist eine treffsichere Ausschreibung, die Ihren Mitarbeitenden wieder mehr Zeit und Ruhe für das Wesentliche verschafft. Ein Beispiel aus der Praxis: In der Gemeinde Ostrhauderfehn stand am Anfang der Vergleich zwischen einem externen Call Center und einem KI-Telefonassistenten. Die Kalkulation fiel eindeutig aus, denn ein Call Center hätte den Gemeindehaushalt um das Fünffache stärker belastet. Eine Woche nach der Entscheidung war Charly live und erledigte in der ersten Woche 57 von 100 Anrufen abschließend.

Der Weg zur Inbetriebnahme: Schnelle Einführung im kommunalen Alltag

Damit eine KI-Lösung in der Verwaltung sofort Wirkung entfaltet, spielt die Umsetzungsgeschwindigkeit bei der Bieterauswahl eine entscheidende Rolle. Kommunale IT-Abteilungen verfügen selten über freie Ressourcen für aufwendige IT-Projekte. Wie Fachbeiträge zur öffentlichen Beschaffung hervorheben, dient die präzise Anforderungsdefinition in Vergabeunterlagen dazu, Angebote mit minimalem Aufwand für die eigene IT zu priorisieren^[7]. Ein moderner KI-Telefonassistent erfordert weder Serverinstallationen noch langwierige Systemintegrationen: Die Anbindung erfolgt unkompliziert per einfacher Rufweiterleitung der bestehenden Telefonnummer. So vergehen oft nur wenige Tage vom Auftrag bis zu Charlys erstem Arbeitstag.

Kriterien für einen reibungslosen Betriebsstart ab Tag eins

• Schnelle Bereitstellung und Rufumleitung: Eine reine SaaS-Bereitstellung schont die eigene EDV und ermöglicht ein rasches Kennenlernen ohne Hardwarewechsel. Testen Sie Charly vorab intern mit einer temporären Festnetznummer, bevor der Live-Betrieb startet.
• Begleitung des Kollegiums: Gezielte Schulungen und eine einfühlsame Einbindung nehmen Sorgen im Team. So schafft der neue digitale Kollege ab dem ersten Tag spürbare Entlastung sowie mehr Zeit und Ruhe für das Wesentliche.
• Intuitive Wissenspflege per Denkzettel: Über eine benutzerfreundliche Textschnittstelle lässt sich die Wissensbasis flexibel anpassen und aktualisieren, ohne dass technische Vorkenntnisse nötig sind.

Ein gut strukturierter Pilotbetrieb sichert die kontinuierliche Qualitätssicherung und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitenden. Wenn Routinefragen automatisiert beantwortet werden, gewinnt Ihr Kollegium wertvollen Freiraum zurück und die Erreichbarkeit für Bürger:innen steigt vom ersten Tag an spürbar.