Interne und öffentliche KI-Wissensbasis: Freigaben klären

Welche Informationen gehören zu welchem Nutzerkreis?

Bevor eine KI-Wissensbasis aufgebaut wird, stellt sich für Ihre Verwaltung eine sehr praktische Frage: Welche Inhalte dürfen eigentlich wer sehen? Die Antwort entscheidet darüber, ob der KI-Einsatz später als sauber organisierter Arbeitsplatz gilt oder als wiederkehrendes Risiko. Denn in einer Wissensbasis treffen zwei Inhaltsklassen aufeinander, die bislang oft räumlich getrennt lagen: die öffentliche Leistungsauskunft und die interne Arbeitsanweisung.

Zur öffentlichen Klasse gehören typischerweise die Informationen, die Bürger:innen ohnehin von Ihrer Verwaltung erwarten: Öffnungszeiten der Zulassungsstelle, die aktuelle Gebührenhöhe für einen Personalausweis, der Antragsweg für Wohngeld oder die Zuständigkeit für eine Ummeldung. Diese Inhalte sind für den Bürgerkontakt gedacht, also für die Kanäle, über die Bürger:innen Ihre Verwaltung erreichen. Zur internen Klasse zählen dagegen Bearbeitungshinweise, interne Vermerke zum Verfahren, Vorprüfungsregeln oder Absprachen innerhalb eines Fachbereichs. Sie beschreiben, wie Ihre Mitarbeitenden arbeiten, nicht, was Bürger:innen erfahren.

Beispiele aus typischen Fachbereichen

Wichtig ist die Klarstellung: Eine gemeinsame Wissensbasis für mehrere Kanäle beschreibt eine gemeinsame Quelle, nicht eine gemeinsame Sichtbarkeit. Intern vermerkte Inhalte werden dadurch nicht automatisch mitlesbar für Bürger:innen. Ob und wie Inhalte tatsächlich auf Nutzerkreise beschränkt werden, ist eine organisatorische und technische Frage, die Sie vor der Einführung klären sollten.

Die Sensibilisierung dafür ist keine Formsache. Der bayerische KI-Leitfaden für Beschäftigte hält fest, dass im dienstlichen Kontext nur solche KI-Systeme genutzt werden dürfen, die zuvor von der Behörde geprüft und freigegeben wurden, und dass im Rahmen der Freigabeentscheidung Beschränkungen etwa zu Nutzungsszenarien, Nutzerkreis und erlaubten Eingaben definiert werden^[1]. Wer eine Wissensbasis aufbaut, überträgt genau diese Logik auf die Inhalte: Nicht jedes Dokument gehört für jeden Leser in dieselbe KI-Antwort.

Wer verantwortet die Freigabe eines Wissenseintrags?

Eine Wissensbasis lebt davon, dass jemand für jeden Eintrag sagt: Ja, dieser Inhalt ist für diesen Zweck und diesen Nutzerkreis freigegeben. Ohne diese Zuordnung entsteht schnell ein Sammelbecken, in dem öffentliche Auskünfte und interne Arbeitsanweisungen ununterscheidbar nebeneinander liegen. Deshalb sollten Sie vor dem ersten Upload drei Rollen benennen: Inhaltseigentümer, fachliche Prüfung und Veröffentlichungszuständigkeit.

1. Inhaltseigentümer: Der Fachbereich, der den Inhalt fachlich vertritt, entscheidet über die Verwendbarkeit. Beim Wohngeld ist das die Fachbereichsleitung, bei der Zulassungsstelle die zuständige Führungskraft. Der Inhaltseigentümer kennt die Grenzen zwischen öffentlicher Auskunft und interner Arbeitsanweisung am besten.
2. Fachliche Prüfung: Vor der Aufnahme in die Wissensbasis prüft eine zweite Person, ob der Inhalt korrekt, aktuell und für den vorgesehenen Nutzerkreis geeignet ist. Diese Prüfung kann innerhalb des Fachbereichs oder durch eine zentrale Stelle erfolgen, sollte aber dokumentiert sein.
3. Veröffentlichungszuständigkeit: Die technische Freischaltung in der Wissensbasis übernimmt eine dritte Rolle, etwa die IT oder EDV oder die Digitalisierungsbeauftragung. Sie sorgt dafür, dass ein Eintrag nur in dem Zustand und für den Nutzerkreis live geht, den Inhaltseigentümer und Prüfung festgelegt haben.

Diese Rollentrennung ist keine Bürokratie um der Bürokratie willen. Die bayerischen KI-Leitfäden betonen durchgängig, dass der Einsatz generativer KI niemanden von der inhaltlichen und formalen Verantwortung für die Arbeitsergebnisse entbindet, und empfehlen, Freigaben und deren Nutzungsbedingungen über Dienstanweisungen an den vorgesehenen Nutzerkreis zu kommunizieren. Übertragen auf die Wissensbasis heißt das: Die Freigabe eines Eintrags ist eine dienstliche Entscheidung mit benannter Verantwortung, kein stiller Dateiupload.

Für Sie als Digitalisierungsbeauftragte:r lohnt es sich, diese Rollen schriftlich festzulegen, bevor der erste Inhalt eingepflegt wird. Eine kurze Dienstanweisung, die Inhaltseigentümer, Prüfung und Veröffentlichungszuständigkeit benennt, reicht als Ausgangspunkt. Sie gibt den Fachbereichen Sicherheit und Ihnen einen Ansprechpartner, wenn später Fragen zur Sichtbarkeit einzelner Einträge auftauchen.

Wie wird eine praktische Freigabematrix aufgebaut?

Eine Freigabematrix ist das Werkzeug, mit dem Sie die Abgrenzung aus den ersten beiden Abschnitten für jeden einzelnen Wissenseintrag festhalten. Sie ordnet vier Dimensionen zu: den Inhalt selbst, den erlaubten Nutzerkreis, den Freigabestand und die Pflegeverantwortung. Damit wird aus der grundsätzlichen Unterscheidung zwischen öffentlich und intern eine nachvollziehbare, prüfbare Zuordnung.

Ein Vorbild dafür liefert das Berechtigungsmanagement der bayerischen KI-Leitfäden, die Freigaben und Zugriffsregeln als technische und organisatorische Maßnahmen verankern. Für Ihre Wissensbasis heißt das konkret: Bauen Sie die Matrix als Tabelle auf, die pro Eintrag alle vier Dimensionen beantwortet.

Die Nutzerkreise sollten Sie dabei grob, aber eindeutig abgrenzen: Bürger:innen, der einzelne Fachbereich und die gesamte Verwaltung sind in der Regel ausreichend. Feinere Abstufungen wie einzelne Sachgebiete oder Leitungsebenen lassen sich später ergänzen, wenn der Betrieb sie erfordert. Entscheidend ist, dass jeder Eintrag genau einem Nutzerkreis zugeordnet ist und die Zuordnung dokumentiert wurde.

Rechtlich ist diese Regelung keine Kür, sondern unmittelbar erforderlich. Die Datenschutz-Grundverordnung fordert in Art. 5 Abs. 1 Buchst. f, dass personenbezogene Daten in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Eine Freigabematrix ist genau eine solche organisatorische Maßnahme: Sie legt fest, welche Inhalte für welchen Kreis bestimmt sind, und schafft damit die Grundlage, auf der technische Zugriffssteuerung überhaupt prüfbar wird.

Welche Zugriffstrennung muss technisch bestätigt werden?

Eine Freigabematrix auf dem Papier ist der erste Schritt. Der zweite ist der Nachweis, dass die Trennung auch tatsächlich durchgesetzt wird. Eine Kennzeichnung eines Eintrags als intern genügt dafür nicht: Entscheidend ist, dass das KI-System diesen Eintrag in Antworten für andere Nutzerkreise gar nicht erst berücksichtigt. Genau diesen Nachweis sollten Sie sich vom Anbieter geben lassen, bevor Sie die Wissensbasis freischalten.

• Wie werden Zugriffe pro Nutzerkreis durchgesetzt? Fragen Sie konkret, ob die Trennung technisch erzwungen wird oder ob sie auf Kennzeichnungen im Inhalt beruht, die ein Fehler im Pflegeprozess übergehen könnte.
• Welche Änderungswege existieren? Klären Sie, wie ein Eintrag nachträglich von einem Nutzerkreis in einen anderen verschoben wird und ob dieser Weg ebenfalls dokumentiert und berechtigt ist.
• Welche Nachweise lassen sich liefern? Ein Anbieter, der Zugriffstrennung ernst nimmt, kann beschreiben, wie sie technisch umgesetzt ist, und Ihnen eine schriftliche Bestätigung geben.

Der bayerische Behördenleitfaden behandelt die Nutzung eines KI-Systems in einem eigenen Mandanten ausdrücklich als eigenen Fall mit eigenen Prüffragen, etwa zur Trennung von Verarbeitungen zu unterschiedlichen Zwecken^[2]. Übertragen auf eine Wissensbasis heißt das: Auch innerhalb einer Verwaltung genügt es nicht, dass Inhalte nebeneinander in derselben Datenbank liegen. Die Trennung zwischen den Zwecken, hier Bürgerkontakt und interne Arbeit, muss technisch nachvollziehbar sein.

Das CityLAB Berlin zeigt in seinem Prototyp BärGPT, wie dieses Prinzip aussehen kann. Dort gibt es neben den von Nutzenden selbst hochgeladenen Dokumenten eine Klasse von Basiswissen-Dokumenten, die von Admins eingepflegt werden^[3]. Der entscheidende Unterschied: Diese Dokumente gehören keiner einzelnen Person, sondern einer Zugriffsgruppe, und die Entwickler beschreiben als Perspektive, dass solche Gruppen künftig auch Fälle abdecken können, in denen Dokumente nur für bestimmte Verwaltungseinheiten oder Abteilungen relevant sind. Das Beispiel zeigt das Prinzip, nicht den Produktstandard: Wie ein konkretes Produkt die Trennung umsetzt, bleibt eine Frage, die Sie dem Anbieter stellen und schriftlich bestätigen lassen sollten.

Wie werden Änderungen über die Produkte hinweg gepflegt?

Wissensfreigaben sind kein einmaliger Akt, sondern ein laufender Prozess. Sobald sich eine Quelle ändert, etwa durch eine neue Gebührensatzung oder eine angepasste Bearbeitungsrichtlinie, stellt sich die Frage, welche KI-Antworten von der Änderung betroffen sind. Wenn mehrere Produkte aus derselben Wissensbasis schöpfen, muss die Änderung über alle betroffenen Produkte hinweg verfolgt werden, sonst liefern Telefon und Schreibtisch plötzlich unterschiedliche Antworten auf dieselbe Frage.

1. Änderung erfassen: Die fachliche Änderung wird dokumentiert, etwa die neue Satzung mit Datum des Inkrafttretens.
2. Fachliche Prüfung: Der Inhaltseigentümer prüft, welche Wissenseinträge betroffen sind und wie sie angepasst werden müssen.
3. Freigabe: Die angepassten Einträge werden für denselben Nutzerkreis freigegeben wie zuvor, mit dokumentiertem Freigabestand.
4. Verfolgung über die Produkte: Es wird nachgehalten, dass die Änderung in allen Produkten wirksam ist, die aus der gemeinsamen Quelle schöpfen.

Für öffentliche Informationen braucht es dafür eine benannte fachliche Verantwortung mit einem klaren Änderungsweg: Wer wird informiert, wenn eine Satzung geändert wird, und wer gibt den aktualisierten Eintrag frei? Ohne diese Zuordnung hängt die Aktualität der Wissensbasis am persönlichen Engagement einzelner Mitarbeitender, was auf Dauer nicht trägt. Auch hier gilt der Grundsatz der bayerischen KI-Leitfäden: Die Verantwortung für Arbeitsergebnisse bleibt bei den Beschäftigten, auch wenn eine KI die Inhalte aufbereitet.

Der technische Grund, warum eine gepflegte Wissensbasis dem Nachtrainieren von Modellen vorzuziehen ist, zeigt das CityLAB-Prototyping ebenfalls: Das Team entschied sich gegen ein Fine-Tuning, weil sich bei aktualisierten Dokumenten nicht ausschließen lässt, dass sich das Modell noch an alte Versionen der Daten erinnert und falsche Informationen wiedergibt. Über eine Wissensdatenbank mit Retrieval Augmented Generation steht dem Modell dagegen immer der aktuelle Stand zur Verfügung, ohne dass neu trainiert werden muss. Für Ihre Freigabematrix heißt das: Der Quellenstand eines Eintrags ist kein Detail, sondern die Voraussetzung dafür, dass alle Produkte aus derselben verlässlichen Quelle antworten.

Wie prüft man unbeabsichtigte Informationsweitergabe?

Organisatorische Regelungen und Anbieteraussagen sind wichtig, aber am Ende zählt der praktische Test. Bevor eine Wissensbasis für Bürger:innen live geht, sollten Sie gezielt prüfen, ob interne Inhalte tatsächlich nicht nach außen gelangen. Der Aufwand dafür ist gering, der Erkenntnisgewinn ist hoch.

1. Testdetail anlegen: Ergänzen Sie in der Wissensbasis ein synthetisches, eindeutig internes Detail, etwa einen erfundenen internen Vermerk mit einem unverfänglichen Codewort, das in keinem öffentlichen Dokument vorkommt.
2. Über alle Bürgerkanäle testen: Stellen Sie über die Bürgerkanäle, also Telefon und Chat, gezielt Fragen, die auf dieses Detail hinauslaufen, und beobachten Sie, ob das Codewort oder der Vermerk in einer Antwort auftaucht.
3. Auswertung: Wird das interne Detail im Bürgerkontakt ausgegeben, ist die Trennung nicht durchgesetzt, und die Freigabe darf in diesem Zustand nicht erfolgen.
4. Dokumentation: Halten Sie Testaufbau, Durchführung und Ergebnis schriftlich fest. Diese Dokumentation ist ein Nachweis für Ihre Freigabeentscheidung und für die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Der Test ergänzt die organisatorische Matrix, ersetzt aber keine technische Klärung. Die konkrete Zugriffstechnik eines Produkts, also wie es Zugriffe pro Nutzerkreis intern durchsetzt, bleibt davon unabhängig ein zu bestätigender Punkt. Der Test zeigt Ihnen, ob die Trennung im Betrieb wirkt; die technische Beschreibung des Anbieters zeigt Ihnen, warum sie wirkt.

Für den Testaufbau gilt dieselbe Sorgfalt wie für die Freigabe selbst: Legen Sie das synthetische Detail im Beisein des Inhaltseigentümers an und entfernen Sie es nach dem Test wieder. So bleibt die Wissensbasis sauber und der Test bleibt ein dokumentierter Vorgang statt eines dauerhaften Zusatzinhalts.

Welche Wissensfreigaben sind vor der Einführung zu klären?

Die Fragen aus den vorherigen Abschnitten laufen in einem Punkt zusammen: Welche Inhalte aus der Wissensbasis sind für welchen Nutzerkreis sichtbar, und wie wird das bestätigt? Genau an dieser Stelle setzt der KI-Arbeitsplatz für Mitarbeitende in Kommunen und Landkreisen an. Er macht das Wissen der eigenen Verwaltung für die tägliche Arbeit nutzbar: Mitarbeitende können Fragen stellen, lange Dokumente zusammenfassen und erklären lassen, gezielt Fragen zu Dokumenten stellen sowie Texte entwerfen, überarbeiten, kürzen und verständlicher formulieren. Darüber hinaus lassen sich Webseiten, Dokumente und internes Wissen zentral pflegen.

Wie eingangs beschrieben, sind Telefon, Chat und Schreibtisch drei eigenständige Produkte, die über die gemeinsame Wissensbasis „Charlys Wissen“ verbunden sind. Für Sie als Digitalisierungsbeauftragte:r ergibt sich daraus ein konkreter Klärungsbedarf vor der Einführung: Wählen Sie einen realen Wissenseintrag aus Ihrem Fachbereich und gehen Sie an ihm durch, welche Inhalte aus Charlys Wissen für welchen Nutzerkreis sichtbar sind und wie diese Zuordnung dokumentiert wird.

• Welche Inhalte aus Charlys Wissen sind für Bürger:innen, für den Fachbereich und für die gesamte Verwaltung bestimmt?
• Wie wird die Zuordnung pro Eintrag dokumentiert, etwa über eine Freigabematrix mit Inhalt, Nutzerkreis, Freigabestand und Pflegeverantwortung?
• Welche konkreten Berechtigungsfunktionen bietet das Produkt für diese Trennung? Diese Frage sollten Sie nur mit Produktbeleg beschreiben und vom Anbieter bestätigen lassen, nicht aus allgemeinen Beschreibungen ableiten.
• Wie werden Änderungen an einer gemeinsamen Quelle über die Produkte hinweg nachgehalten und freigegeben?

Ein Punkt verdient dabei besondere Klarheit: Die allgemeine Positionierung als DSGVO-konformer KI-Arbeitsplatz ersetzt den Nachweis der konkreten Berechtigungsfunktionen nicht, sondern macht ihn erst erforderlich. Klären Sie diese Punkte daher direkt im Herstellergespräch, am besten anhand eines freigegebenen Beispiels aus Ihrer Verwaltung.

Auf der Produktseite zu Charly_Schreibtisch finden Sie die Anwendungsfälle beschrieben, die diesen Klärungsbedarf rahmen: Dokumente verstehen, Texte erstellen und überarbeiten, Verwaltungswissen nutzen und Informationen aufbereiten. Dort lässt sich auch ein Kennenlernen vereinbaren, bei dem Sie die Wissensfreigaben anhand eines freigegebenen Beispiels aus Ihrer Verwaltung konkret durchgehen.