KI in der Verwaltung: Den ersten Anwendungsfall auswählen

Welche interne Aufgabe verursacht wiederkehrenden Aufwand?

Der erste KI-Anwendungsfall wird nicht am Schreibtisch der Technologie ausgewählt, sondern am Schreibtisch der Mitarbeitenden. Entscheidend ist die Frage, welche wiederkehrende interne Aufgabe am meisten Zeit bindet: lange Dokumente lesen und zusammenfassen, Entwürfe und Antworten formulieren, internes Wissen suchen oder komplexe Inhalte strukturieren und vergleichen. Diese vier Aufgabenfelder beschreiben genau die interne Wissens- und Textarbeit, bei der KI heute unterstützen kann, ohne in fachliche Entscheidungen einzugreifen.

• Dokumente verstehen: lange Schriftstücke zusammenfassen, Inhalte erklären und gezielt Fragen dazu stellen.
• Texte erstellen und überarbeiten: Entwürfe schreiben, Antworten formulieren, kürzen und verständlicher machen.
• Verwaltungswissen nutzen: mit dem Wissen der eigenen Kommune arbeiten, statt lange zu suchen oder querzulesen.
• Informationen aufbereiten: komplexe Inhalte strukturieren, vergleichen und schneller erfassen.

Wie Sie diese Aufgaben konkret sammeln? Eine kurze Befragung der Fachbereiche genügt: Welche Tätigkeit kommt mehrmals pro Woche vor, und wie viel Zeit kostet ein einzelner Vorgang heute? Die Erfahrung aus der Prototypenentwicklung für die Verwaltung zeigt, was dabei herauskommt: Verwaltungsmitarbeitende wünschen sich vor allem Entlastung beim Schreiben, Formulieren und Kürzen von Texten, beim Übersetzen sowie bei der Recherche, etwa für die Beantwortung schriftlicher Anfragen. Für das Zusammenfassen von Verwaltungsdokumenten gibt es dazu einen eigenen Leitfaden, der den Zweck der Zusammenfassung vorab klärt.

Wichtig zur Einordnung: Die häufigste Aufgabe ist nicht automatisch der beste Einstieg. Erst die gemeinsame Bewertung mit Datenlage, Risiko und Prüfbarkeit zeigt, ob eine Aufgabe für den ersten Test taugt. Eine sehr häufige Aufgabe mit unklarer Quellenlage oder sensiblen Personenbezügen scheidet oft aus, während eine seltener auftretende, aber sauber dokumentierte Aufgabe den verlässlicheren Start bietet.

Ist die Aufgabe mit geeigneten Daten beschreibbar?

Eine Aufgabe ist dann KI-tauglich beschreibbar, wenn die Informationen, aus denen sie besteht, verfügbar, freigegeben und qualitativ ausreichend sind. Diese drei Kriterien prüfen Sie am besten vor jeder weiteren Bewertung, denn sie entscheiden darüber, ob ein erster Test überhaupt belastbare Ergebnisse liefern kann.

• Verfügbarkeit: Welche Dokumente, Merkblätter, Rundverfügungen und internen Regelungen beschreiben die Aufgabe heute schon? Liegen sie digital vor oder nur in Papierform bei einzelnen Sachbearbeitenden?
• Freigabe: Dürfen diese Informationen überhaupt in ein KI-System eingegeben werden? Sensible Vorgänge brauchen eine geklärte Datenbasis, bevor KI sie verarbeitet.
• Qualität: Sind die Quellen aktuell, vollständig und widerspruchsfrei? Lückenhafte oder veraltete Unterlagen führen zu prüfungsintensiven Ergebnissen.

Bei der Freigabe gilt in der Verwaltung ein klarer Maßstab: Im dienstlichen Kontext dürfen nur KI-Systeme genutzt werden, die zuvor von der Behörde geprüft und freigegeben wurden^[1]. Auch über zulässige Eingaben entscheidet die Behörde: Im Rahmen der Freigabeentscheidung werden Nutzungsszenarien, Nutzerkreis und erlaubte Eingaben definiert^[1]. Wie Sie Vertraulichkeit und Personenbezug vor dem Upload eines Dokuments systematisch prüfen, beschreibt ein eigener Leitfaden zur Dokumentenfreigabe.

Zur Qualität gehört auch eine ehrliche Bestandsaufnahme: KI-generierte Inhalte können realistisch erscheinen, aber von den zugrundeliegenden Quellen abweichen, weshalb bei KI-Systemen nicht stets von der Korrektheit der Ausgaben auszugehen ist^[2]. Prüfen Sie Ausgaben deshalb anhand der zugrundeliegenden Quellen, bevor Mitarbeitende sie übernehmen. Je solider die Quellenlage, desto kürzer der Prüfweg. Übrigens brauchen Sie für den Einstieg keine große KI-Anwendungsliste: Wenige konkrete Aufgaben reichen für einen begrenzten, ehrlichen Vergleich vollkommen aus.

Wie lassen sich Nutzen und Kontrollierbarkeit vergleichen?

Liegen Aufgaben und Datenlage vor, lassen sich die verbleibenden Kandidaten an drei Fragen gemeinsam bewerten: Wie oft tritt die Aufgabe auf, wie viel Entlastung verspricht ihr Einsatz wirklich, und kann eine Fachkraft das Ergebnis in kurzer Zeit fachlich prüfen? Erst das Zusammenspiel dieser drei Dimensionen ergibt ein brauchbares Bild, denn jede für sich allein führt in die Irre.

• Nutzenhypothese: Wie häufig tritt die Aufgabe auf, und wie viel Zeit lässt sich pro Vorgang gewinnen? Schätzen Sie beides grob, aber schriftlich.
• Kontrollierbarkeit: Kann eine erfahrene Fachkraft das KI-Ergebnis in wenigen Minuten gegen die Quellen prüfen? KI-generierte Ergebnisse, ob Texte oder Bilder, müssen immer geprüft und eingeordnet werden, bevor sie übernommen werden^[3].
• Akzeptanz im Kollegium: Wird die Aufgabe als sinnvoll entlastend erlebt oder als Eingriff in die eigene Fachlichkeit? Nur was das Kollegium mitträgt, wird im Pilot tatsächlich genutzt.

Der Maßstab der Öffentlichkeit stützt dieses Vorgehen: In einer repräsentativen Befragung von 1.004 Personen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom wünschen sich 70 Prozent, dass bei der Bearbeitung ihres Antrags Künstliche Intelligenz eingesetzt wird. Innerhalb dieser Befürwortung bleibt der Mensch die entscheidende Instanz: 35 Prozent möchten, dass ein Mensch prüft und entscheidet und dann eine KI die Entscheidung kontrolliert, während 23 Prozent die umgekehrte Arbeitsteilung bevorzugen, bei der die KI prüft und der Mensch final entscheidet. Die Erwartung, dass am Ende ein Mensch verantwortlich bleibt, lässt sich also nicht nur rechtlich, sondern auch gegenüber Bürger:innen und Kollegium sauber begründen.

Welche Fälle sollten zunächst ausgeschlossen werden?

Genauso wichtig wie die Auswahl der passenden Aufgabe ist die bewusste Rückstellung der ungeeigneten. Drei Muster sollten Sie im ersten Schritt konsequent aussparen, auch wenn sie auf den ersten Blick attraktiv erscheinen.

• Autonome Entscheidungen: Aufgaben, bei denen die KI selbstständig über Leistungen, Fristen oder Berechtigungen entscheidet, sind keine Einstiegsfälle. Priorisieren Sie unterstützende, kontrollierbare Aufgaben, bei denen das Ergebnis einem Menschen zurechenbar bleibt.
• Hochrisiko-Fälle: KI-Systeme, die etwa den Zugang zu öffentlichen Leistungen festlegen, fallen in den Regelungsbereich der europäischen KI-Verordnung, die seit August 2024 den Rahmen für den KI-Einsatz in der öffentlichen Verwaltung vorgibt^[2]. Deren Prüfschema sieht für solche Fälle eine eigene Einstufung als Hochrisiko-KI vor, weshalb sie für den ersten Test ungeeignet sind.
• Schlecht dokumentierte Abläufe: Wenn niemand sagen kann, welche Quellen den Ablauf heute tragen, klären Sie zuerst den Ablauf und seine Unterlagen, nicht die KI-Einführung.

Diese Rückstellung ist kein Aufschub der Digitalisierung, sondern deren Fundament. Die allgemeinen Handlungsempfehlungen für Behörden setzen bei der Freigabe von KI-Programmen und der Definition von Einsatzbereichen an, bevor irgendein System produktiv wird^[2]. Für die IT-sicherheitsseitige Seite der Vorbereitung lohnt ein Blick in die BSI-Empfehlungen für generative KI in Behörden, die Governance und Schutz vor Prompt-Injektionen praxisnah aufbereiten.

Wie wird eine nachvollziehbare Priorisierung vorgenommen?

Nachvollziehbar wird die Auswahl, wenn Sie die verbliebenen Kandidaten in einer einfachen, schriftlichen Gegenüberstellung bewerten. Das folgende Beispiel zeigt drei fiktive Aufgaben aus dem Verwaltungsalltag und eine mögliche Bewertung. Die Einschätzungen sind illustrativ gemeint; entscheidend ist, dass Sie die Bewertung in Ihrer Verwaltung selbst vornehmen, mit eigenen Schätzwerten hinterlegen und begründen.

• Lange Fachdokumente zusammenfassen: tritt mehrfach pro Woche auf, verspricht spürbare Entlastung, weil das Zusammenfassen heute reine Lesezeit bindet. Merkblätter und Rundverfügungen liegen digital vor, und das Ergebnis lässt sich von einer Fachkraft direkt gegen die Quellen abgleichen.
• Antwortentwürfe für Schriftstücke überarbeiten: tritt täglich auf und entlastet, weil Entwürfe schneller formuliert und gekürzt werden. Musterschreiben und Textbausteine sind vorhanden, und eine Fachkraft prüft Form und Inhalt in wenigen Minuten.
• Vorbereitung einer Satzungsentscheidung: tritt selten auf, die erwartete Entlastung ist überschaubar. Die Entscheidungsgrundlagen sind verstreut, und das Ergebnis ließe sich nur mit erheblichem Fachaufwand prüfen.

Die dritte Aufgabe wird in diesem Beispiel begründet zurückgestellt: Die Datenbasis ist verstreut, die Aufgabe tritt selten auf, und das Ergebnis ließe sich nur mit erheblichem Fachaufwand prüfen. Sie ist damit kein guter erster Test, sondern ein Kandidat für einen späteren Zeitpunkt, etwa nachdem der Ablauf und seine Quellen geklärt sind.

Halten Sie Bewertungskriterien und offene Annahmen schriftlich fest: Welche Schätzungen stecken hinter der Häufigkeit, welche Quellen galten als verfügbar, wer hat die Bewertung abgestimmt? So bleibt die Auswahl gegenüber Verwaltungsleitung und Personalvertretung begründbar, und Sie können später nachvollziehen, warum der Pilot genau so und nicht anders aufgesetzt wurde. Ein strukturierter Anbietervergleich mit vorab definierten Aufgaben und Akzeptanzkriterien baut genau auf dieser Vorbereitung auf.

Was gehört in den Auftrag für den ersten Test?

Aus der priorisierten Aufgabe wird ein begrenzter Pilotauftrag. Er sollte so knapp sein, dass ihn alle Beteiligten auf einer Seite erfassen, und so präzise, dass am Ende klar gesagt werden kann, ob der Test gelungen ist. Vier Bausteine gehören hinein.

1. Umfang: Benennen Sie die Aufgabe, die beteiligten Fachbereiche, die genutzten Datenquellen und die erteilten Freigaben. Nennen Sie ausdrücklich, was nicht Teil des Tests ist.
2. Zuständigkeit: Legen Sie fest, wer die Ergebnisse fachlich prüft und wer den Test verantwortet.
3. Testgrenze und Abnahme: Vereinbaren Sie ein Kriterium, an dem der Test abgenommen wird, etwa der Anteil sauber geprüfter und übernommener Ergebnisse in einer festgelegten Anzahl von Vorgängen.
4. Offene Annahmen: Führen Sie die Schätzungen und Unsicherheiten aus der Priorisierung weiter und entscheiden Sie am Ende, wie Sie damit umgehen.

Beim Vorgehen empfiehlt sich, was die offiziellen Leitfäden und die Prototypenpraxis gleichermaßen zeigen: Bayerns Behördenleitfaden sieht die Sensibilisierung der Beschäftigten und die Einbindung der Personalvertretung als feste Bausteine der KI-Einführung vor^[2]. Und das CityLAB Berlin entwickelt Verwaltungsprototypen wie BärGPT gezielt weiter, indem das Team Feature-Wünsche aus der Verwaltung kontinuierlich in die Weiterentwicklung aufnimmt und das Basiswissen Verwaltung ständig erweitert und besser kuratiert^[3]. Rückmeldungen aus dem Kollegium sind damit kein Anhang, sondern das eigentliche Ergebnis des ersten Tests. Bewährte Schritte der Einführung fasst unsere Übersicht zu KI-Best Practices in der Kommunalverwaltung zusammen.

Welcher Anwendungsfall passt zum Schreibtisch-Einstieg?

Wenn Sie diese Schritte durchlaufen haben, passt der erste Testauftrag genau zu einem KI-Arbeitsplatz, der die interne Wissens- und Textarbeit abdeckt. Charly_Schreibtisch ist der DSGVO-konforme KI-Arbeitsplatz, der Ihre Verwaltung kennt: Mitarbeitende können Fragen stellen, lange Dokumente zusammenfassen und erklären lassen, gezielt Fragen zu Dokumenten stellen, Texte entwerfen und überarbeiten sowie Informationen strukturieren und vergleichen. Die vier Anwendungsfälle sind eigenständig und decken sich mit den Aufgabenfeldern aus dem ersten Abschnitt.

• Dokumente verstehen: lange Dokumente zusammenfassen, Inhalte erklären und gezielt Fragen dazu stellen.
• Texte erstellen und überarbeiten: Entwürfe schreiben, Antworten formulieren, kürzen und verständlicher machen.
• Verwaltungswissen nutzen: mit dem Wissen Ihrer Kommune arbeiten, statt lange zu suchen oder querzulesen.
• Informationen aufbereiten: komplexe Inhalte strukturieren, vergleichen und schneller erfassen.

Als erster Test eignet sich ein freigegebenes Beispiel aus Ihrer eigenen Verwaltung: ein langes, nicht personenbezogenes Dokument, das Mitarbeitende zusammenfassen lassen, oder ein Antwortentwurf, der gekürzt und verständlicher überarbeitet wird. So bleibt der Test klein, die Prüfung bleibt bei der Fachkraft, und das Kollegium erlebt die Entlastung am konkreten Fall.

Abschließend die fünf Leitfragen dieses Artikels in Kürze:

1. Ist die häufigste Aufgabe der beste Einstieg? Nein; Datenlage, Risiko und Prüfbarkeit werden mitbewertet.
2. Braucht man vorab eine große KI-Liste? Nein; wenige konkrete Aufgaben reichen für einen begrenzten Vergleich.
3. Was tun bei schlecht dokumentierten Abläufen? Zuerst den Ablauf und seine Quellen klären, nicht die KI einführen.
4. Sind autonome Entscheidungen gute Einstiegsfälle? Nein; priorisiert werden unterstützende, kontrollierbare Aufgaben.
5. Wie wird die Auswahl begründet? Bewertungskriterien und offene Annahmen werden schriftlich festgehalten.