KI-Arbeitsplatz für Kommunen: Auswahlkriterien im Vergleich

Welche interne Aufgabe soll das Werkzeug lösen?

Wer als Digitalisierungsbeauftragte:r ein KI-Werkzeug für die eigene Verwaltung auswählt, beginnt am besten nicht mit dem Funktionsumfang der Anbieter, sondern mit den Aufgaben im eigenen Haus. Das ist keine Frage der Technik, sondern der Sauberkeit: Nur wer weiß, welche interne Arbeit ein Werkzeug übernehmen soll, kann hinterher überprüfen, ob es das auch tut. Die Erwartung in der Bevölkerung ist groß: Nach einer repräsentativen Befragung von Bitkom Research sind zwei Drittel der Bevölkerung, konkret 65 Prozent, der Meinung, die öffentliche Verwaltung solle beim KI-Einsatz Vorreiter sein^[1]. Dieser Rückenwind entlastet aber nicht von der eigenen Hausaufgabe: die Aufgaben zu benennen.

• Dokumente verstehen: Eine lange Vorlage, ein Gutachten oder ein Ratsinformationssystem-Dokument soll zusammengefasst, inhaltlich erklärt und mit gezielten Rückfragen erschlossen werden. Überprüfbares Ergebnis: Die Zusammenfassung nennt dieselben Kernaussagen, die eine Fachkraft beim Lesen selbst benennen würde.
• Texte entwerfen und überarbeiten: Entwürfe für Schreiben, Vermerke oder Antworten sollen formuliert, gekürzt und verständlicher gemacht werden. Überprüfbares Ergebnis: Der Entwurf entspricht dem üblichen Aufbau und der Sprache Ihrer Verwaltung, sodass die Nachbearbeitung messbar kürzer ausfällt.
• Verwaltungswissen recherchieren: Fragen zum internen Stand der Dinge, zu Zuständigkeiten oder zu früheren Vorgängen sollen aus dem Wissen der eigenen Verwaltung beantwortet werden. Überprüfbares Ergebnis: Die Antwort nennt die Quelle im eigenen Bestand, sodass die Angabe in Sekunden nachgeprüft werden kann.

Dass genau diese Aufgaben den Nerv treffen, zeigt die Nutzerforschung des CityLAB Berlin. In der Arbeit mit Verwaltungsbeschäftigten wurden vor allem das Schreiben, Formulieren und Kürzen von Texten, die Übersetzung in verschiedene Sprachen sowie die Nutzung als Recherchetool genannt^[2]. Wer diese drei Aufgaben als Anforderungen mit überprüfbarem Ergebnis notiert, hat bereits den Kern einer Anforderungsmatrix.

Eine lange Funktionsliste reicht dagegen nicht. Sie klingt im Erstkontakt beeindruckend, sagt aber nichts darüber aus, ob das Werkzeug Ihre konkrete Aufgabe löst, welche Informationen dafür zugelassen sind und wann das Ergebnis als abgenommen gilt. Legen Sie zuerst Aufgabe, zulässige Daten und Abnahmekriterium fest und lesen Sie erst dann die Funktionslisten der Anbieter.

Welche Anforderungen sind vorab unverzichtbar?

Neben den fachlichen Aufgaben gibt es Anforderungen, die vor jedem Anbietervergleich stehen und sich nicht gegeneinander aufwiegen lassen. Sie trennen am besten in drei getrennte Muss-Kriterien, die jeweils für sich erfüllt sein müssen: die Datenfreigabe, die Fachprüfung und der Betrieb.

• Datenfreigabe: Legen Sie verbindlich fest, welche Informationen in das Werkzeug eingegeben oder hochgeladen werden dürfen und welche nicht. Dazu gehört die Frage, ob personenbezogene Daten überhaupt eingegeben werden dürfen und welche Dokumente als Wissensquelle dienen.
• Fachprüfung: Halten Sie fest, dass Ergebnisse des Werkzeugs vor der Weiterverwendung fachlich geprüft werden und die Verantwortung für das Arbeitsergebnis bei den Beschäftigten bleibt. Das Werkzeug entlastet, es übernimmt die Verantwortung nicht.
• Betrieb: Beschreiben Sie, wie das Werkzeug betrieben wird: Hosting-Standort, Verfügbarkeit, Support und die Frage, ob eine Installation auf kommunaler Infrastruktur nötig ist oder ein cloudbasierter Betrieb genügt.

Für die Datenfreigabe gibt es eine klare Orientierung: Der bayerische KI-Leitfaden für Beschäftigte stellt fest, dass im dienstlichen Kontext nur solche KI-Systeme genutzt werden dürfen, die zuvor von der Behörde geprüft und freigegeben wurden. Im Rahmen dieser Freigabeentscheidung werden die Nutzungsszenarien, der Nutzerkreis und die erlaubten Eingaben definiert^[3]. Genau diese drei Punkte, Szenario, Kreis und Eingaben, gehören als Muss-Kriterium in Ihre Matrix.

Die Freigabe selbst ist dabei kein Pauschalakt: Der bayerische KI-Leitfaden beschreibt die Freigabe von KI-Systemen in der Regel als Einzelfallprüfung für jedes System^[3]. Für die Beteiligung gilt entsprechend: Nicht alle Beschäftigten müssen von Anfang an einbezogen sein. Bestimmen Sie für den Test die passenden Fachrollen, die den Prüfmaßstab kennen, und die Prüfrollen aus Datenschutz, IT und ggf. Personalvertretung. Ein kleiner, richtig zusammengesetzter Kreis liefert belastbare Ergebnisse schneller als eine flächige Einführung ohne klare Rollen.

Wie werden Anbieter anhand gleicher Aufgaben verglichen?

Anbieter vergleichen sich ehrlicherweise nur unter gleichen Bedingungen. Der zuverlässigste Weg ist ein freigegebener Testfall aus Ihrer eigenen Verwaltung, der bei jedem Anbieter unter denselben Vorgaben durchgespielt wird. So entstehen vergleichbare Ergebnisse statt unterschiedlicher Demo-Eindrücke.

1. Wählen Sie einen realen, aber unkritischen Fall aus Ihrem Alltag, zum Beispiel die Zusammenfassung einer länglichen Richtlinie oder den Entwurf einer Antwort auf eine wiederkehrende Anfrage, und geben Sie ihn für den Test frei.
2. Formulieren Sie vorab eine Sollantwort: Wie müsste ein gutes Ergebnis aussehen, welche Angaben müssen enthalten sein, welche Fehler wären ein Ausschlussgrund?
3. Geben Sie bei allen Anbietern exakt dieselben Eingaben und dieselben Dokumente hinein, idealerweise in derselben Sitzungslänge und mit derselben Vorbereitungszeit.
4. Dokumentieren Sie die Ergebnisse nachvollziehbar: Was stimmte, was fehlte, wie viel Nacharbeit war nötig? Erst diese Notizen machen die Anbieter vergleichbar.

Dass dieser Weg trägt, zeigt auch die Praxis der Prototypenentwicklung: Das CityLAB Berlin entwickelt Verwaltungsprototypen Hand in Hand mit Verwaltungsbeschäftigten und stützt sich dabei auf deren Rückmeldungen aus umfangreichen Nutzertests. Die Funktionen entstehen also aus konkreten Fällen der Beschäftigten, nicht aus einer Produktfolie. Übertragen Sie genau das auf Ihren Vergleich: Beginnen Sie die Demo mit Ihrem eigenen Fall statt mit einer Herstellervorführung.

Was tun, wenn ein Anbieter eine Ihrer Fragen nicht beantworten kann oder Angaben schuldig bleibt? Dann markieren Sie diesen Punkt als offenen Nachweis und unterstellen keine Eigenschaft. Ein leerer Punkt in Ihrer Übersicht ist ein ehrliches Ergebnis; eine angenommene Eigenschaft ist später schwer zu korrigieren.

Was zeigt eine aussagekräftige Ergebnisprüfung?

Die Ergebnisprüfung entscheidet über die Auswahl, und sie sollte unabhängig vom Demo-Eindruck stattfinden. Eine flüssige Präsentation ist kein Qualitätsmerkmal; entscheidend ist, ob die Ergebnisse fachlich richtig sind und wie viel Aufwand die Nachbearbeitung tatsächlich kostet. Der bayerische KI-Leitfaden für Beschäftigte hält dazu fest, dass generative KI-Systeme unter Umständen Inhalte frei erfinden, auch wenn die Ergebnisse auf den ersten Blick plausibel wirken. Eine ungeprüfte Übernahme von KI-generierten Inhalten ist nicht zulässig, und die inhaltliche und formale Verantwortung für die Arbeitsergebnisse bleibt bei den Beschäftigten^[3].

• Fachliche Richtigkeit: Stimmen Angaben, Zuständigkeiten und Fristen mit Ihren Unterlagen überein? Wird die genutzte Quelle angezeigt, sodass die Prüfung nachvollziehbar bleibt?
• Prüfaufwand: Wie lange dauert die Kontrolle eines Ergebnisses durch eine Fachkraft? Ein Werkzeug, dessen Ergebnisse lange Prüfwege nötig machen, entlastet weniger, als es erscheint.
• Nachbearbeitungsaufwand: Wie viel muss umformuliert, ergänzt oder gestrichen werden, bis das Ergebnis dienstfähig ist? Messen Sie diese Zeit, nicht nur die Antwortgeschwindigkeit.

Bewerten Sie Kosten erst, wenn die Muss-Kriterien erfüllt sind. Das günstigste Werkzeug ist nicht automatisch passend: Scheidet ein Angebot an der Datenfreigabe oder am Betrieb aus, hilft sein Preis nicht. Erst unter den Anbietern, die alle Muss-Kriterien erfüllen, wird der Preis zu einem fairen Vergleichsmaßstab. Für die anschließende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung lohnt ein Blick auf die Gesamtkosten im Vergleich zu personellen Alternativen, etwa im Kostenvergleich zwischen KI-Assistent und einer Stelle im Bürgerbüro für den Bürgerservice.

Welche Nachweise fehlen häufig im Vergleich?

In vielen Vergleichen stehen die fachlichen Ergebnisse im Mittelpunkt, während die Nachweise zum Betrieb, zum Zugriff und zur Datenverarbeitung fehlen. Genau diese Punkte entscheiden aber über die Tragfähigkeit der Entscheidung, denn mit jeder eingesetzten Software übernimmt Ihre Verwaltung auch Verantwortung. Die KGSt stellt dazu klar, dass eine Kommune, die Software mit integrierter KI in eigener Verantwortung verwendet, im Regelfall deren Betreiberin im Sinne des EU AI Act ist. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, und ab dem 2. August 2026 können Bußgelder drohen, wenn die Anforderungen nicht erfüllt sind^[4].

• Auftragsverarbeitungsvertrag: Liegt ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO vor, und deckt er die konkrete Verarbeitung ab?
• Hosting-Standort: Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet, und welche Subdienstleister sind beteiligt?
• Zugriffsregelungen: Wer kann auf welche Inhalte zugreifen, wie sind Rollen und Rechte geregelt, und wie werden interne Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt?
• Schulung und KI-Kompetenz: Wie wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden, die mit dem System arbeiten, ausreichend geschult sind? Die Schulungspflicht nach Artikel 4 des EU AI Act betrifft Kommunen unmittelbar.
• IT-Sicherheit: Welche Maßnahmen schützen das System etwa gegen Eingaben, die das Verhalten des Systems manipulieren? Eine praktische Orientierung bieten die BSI-Empfehlungen für generative KI in Behörden.

Fehlt einer dieser Nachweise, bleibt der Punkt in Ihrer Übersicht offen markiert. So bleibt sichtbar, welche Fragen vor der Entscheidung noch geklärt werden müssen, statt dass sie in der Demo untergehen.

Wie entsteht eine begründete Auswahlentscheidung?

Eine begründete Entscheidung entsteht, wenn Muss-Kriterien, Gewichtung, Belege und offene Punkte in einer Matrix zusammenkommen. Die folgende Matrix ist ein redaktionell entwickeltes Beispiel; die Gewichtung müssen Sie auf Ihre Verwaltung zuschneiden. Wichtig ist die Struktur: Muss-Kriterien wirken als K.-o., die übrigen Kriterien werden gewichtet, und jede Zelle trägt einen Beleg oder einen offenen Punkt.

Drei Hinweise zur Handhabung: Gewichten Sie die fachliche Eignung höher als den Preis, denn ein preiswertes Werkzeug, das Ihre Aufgaben nicht löst, ist kein Angebot. Behandeln Sie das Datenschutz- und Sicherheitskonzept als eigenes gewichtetes Kriterium, nicht als Nebensache. Und dokumentieren Sie die Entscheidung so, dass sie auch ein Jahr später nachvollziehbar ist: welche Belege eingeflossen sind, welche Punkte offen blieben und warum die gewählte Lösung die Muss-Kriterien erfüllt. Der bayerische KI-Leitfaden für Behörden gibt dafür mit seinen Handlungsempfehlungen zum KI-Einsatz in der Staatsverwaltung den rechtlichen Rahmen vor^[5]. Falls der Auftragswert Ihrer Beschaffung an die europaweiten Schwellenwerte heranreicht, prüfen Sie zusätzlich frühzeitig die vergaberechtlichen Pflichten bei der KI-Beschaffung.

Wie lässt sich Charly | Schreibtisch am eigenen Bedarf prüfen?

Die sieben Leitfragen dieses Artikels lassen sich auf einen Satz verdichten: Am Anfang stehen Aufgabe, zulässige Daten und Abnahmekriterium, danach wirken Datenfreigabe, Fachprüfung und Betrieb als Muss-Kriterien. Der Vergleich läuft über einen freigegebenen Testfall, die Ergebnisprüfung bleibt unabhängig vom Demo-Eindruck, und Belege sowie offene Punkte werden am Ende in einer Matrix dokumentiert. So entsteht eine begründete Auswahlentscheidung statt eines Eindrucks.

Genau an dieser Stelle können Sie Charly | Schreibtisch kennenlernen: den DSGVO-konformen KI-Arbeitsplatz für Mitarbeitende in Kommunen und Landkreisen. Entscheidend ist meist immer einer der folgenden Anwendungsfälle:

• Dokumente verstehen: Lange Dokumente zusammenfassen, Inhalte erklären und gezielt Fragen dazu stellen.
• Texte erstellen und überarbeiten: Entwürfe schreiben, Antworten formulieren, kürzen und verständlicher machen.
• Verwaltungswissen nutzen: Mit dem Wissen Ihrer Kommune arbeiten, statt lange zu suchen oder querzulesen.
• Informationen aufbereiten: Komplexe Inhalte strukturieren, vergleichen und schneller erfassen.

Als Praxisbeispiel für interne KI-Arbeitsplätze in der Verwaltung lohnt ein Blick nach Berlin: Die Senatskanzlei hat am 25. November 2025 BärGPT freigeschaltet, den ersten landeseigenen KI-Assistenten der Berliner Verwaltung, der vom CityLAB entwickelt und in enger Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeschäftigten getestet wurde^[6]. Das Beispiel zeigt, wie eine Verwaltung ein internes KI-Werkzeug am realen Bedarf der Beschäftigten prüft, bevor es in den Regelbetrieb geht.

Wenn Sie Charly | Schreibtisch an Ihrem eigenen Bedarf prüfen möchten, tun Sie das am besten so, wie dieser Artikel es beschreibt: mit einem freigegebenen Beispiel aus Ihrer Verwaltung, einer klaren Sollantwort und den vier Anwendungsfällen als Prüfaufgaben. Auf der Produktseite finden Sie die Beschreibung der Anwendungsfälle und die Möglichkeit, die Auswahlkriterien direkt an einem Beispiel aus Ihrer Verwaltung zu klären.