Einarbeitung in Kommunen: Internes Wissen mit KI erschließen

Welche Fragen stellen neue Beschäftigte zuerst?

Strukturierte Einarbeitung scheitert in vielen Verwaltungen nicht am Willen, sondern an der Zeit. Der dbb Monitor öffentlicher Dienst beziffert die Lücke auf gut 550.000 fehlende Beschäftigte^[1], und in den nächsten zehn Jahren scheiden bundesweit rund 1,3 Millionen Kolleg:innen aus, gut ein Viertel der Belegschaft. In den Kommunen liegt dieser Anteil mit rund 30 Prozent am höchsten. Wer bleibt, trägt die Einarbeitung neben dem Tagesgeschäft mit. Das Ergebnis ist bekannt: Dieselben Orientierungsfragen werden mündlich beantwortet, immer wieder, von wechselnden Personen, mit wechselnder Qualität.

Dabei stellen neue Beschäftigte erstaunlich ähnliche Fragen, egal ob in der Zulassungsstelle, im Bürgerbüro oder im Gesundheitsamt. Wenn Sie diese Fragen systematisch sammeln, entsteht aus dem Flüstern im Flur ein belastbarer Einarbeitungskatalog. Ein erster Durchlauf lohnt sich mit einem Blick auf die Seiten, die Ihr Kollegium ohnehin nutzt, etwa das Intranet. Wie ein KI-Assistent das interne Wissen zusätzlich besser auffindbar macht, beschreiben wir im Artikel zu KI-Assistent oder Intranet: internes Wissen besser finden.

• Wer ist zuständig für ein bestimmtes Aufgabengebiet, etwa Kfz-Zulassung, Wohngeld oder Gewerbeanmeldung?
• Wo finde ich aktuelle Formulare, und über welchen Dienstweg reiche ich sie ein?
• Wie stelle ich einen Urlaubsantrag, und wer genehmigt ihn?
• Welche IT-Zugänge und Systeme brauche ich am ersten Tag, und wie werden sie beantragt?
• Welche Öffnungs-, Erreichbarkeits- und Vertretungsregelungen gelten im Haus?
• Welche Geschäftsordnung und welche internen Vorgaben regeln die Zusammenarbeit über Fachbereiche hinweg?

Zwei Dinge sind bei dieser Sammlung wichtig. Erstens: Erfassen Sie die Fragen in einer Liste, statt sie weiter mündlich zu beantworten. Nur so sehen Sie, welche zehn bis zwanzig Fragen wirklich wiederkehren. Zweitens: Der Katalog ersetzt keine persönliche Ansprechperson. Einordnung, Erfahrungswissen und alles, was nie dokumentiert wurde, bleiben persönlich. Der Katalog nimmt der Ansprechperson nur die Wiederholungen, nicht die Rolle.

Welche Dokumente beantworten diese Fragen zuverlässig?

Der zweite Schritt ist eine nüchterne Zuordnung: Jeder gesammelten Frage wird entweder eine gültige Anleitung oder eine zuständige Person zugeordnet. Zusätzlich halten Sie den Quellenstand fest, also welches Dokument in welcher Fassung die Antwort trägt. Genau diese Trennung zwischen dem, was eine Quelle beantwortet, und dem, was eine Person einordnet, trägt den gesamten Katalog.

Dabei gilt ein klarer Rahmen. Der bayerische KI-Leitfaden für Beschäftigte stellt fest, dass im dienstlichen Kontext nur KI-Systeme genutzt werden dürfen, die von der Behörde geprüft und freigegeben wurden, und dass in frei im Internet zugängliche Systeme grundsätzlich keine Interna eingegeben werden dürfen^[2]. Für Ihren Einarbeitungskatalog heißt das umgekehrt: Er basiert nur auf Dokumenten, die Ihre Verwaltung selbst freigegeben hat. Wie Sie beim Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis die Trennung zwischen öffentlichen Bürgerinformationen und internen Arbeitsanweisungen regeln, ist ein eigener Schritt mit klaren Rollen; dazu gibt es den Artikel „Freigaben klären“.

Das CityLAB Berlin hat im BärGPT-Prototyp dieselbe Trennung technisch umgesetzt: Neben den Dokumenten, die Beschäftigte privat hochladen, gibt es Basiswissen-Dokumente, die einer Zugriffsgruppe gehören statt einer Einzelperson und damit für das ganze Haus bereitstehen^[3]. Übertragen auf die Einarbeitung heißt das: Der Katalog speist sich aus dem verwalteten Basiswissen, nicht aus persönlichen Ablagen.

Wo keine gültige Quelle existiert, markieren Sie die Frage als Lücke, statt sie zu spekulativ zu beantworten. Auf die Frage, welche Fragen sich zuerst eignen, gibt diese Zuordnung die Antwort: wiederkehrende Orientierungsfragen, für die es bereits freigegebene Quellen gibt. Alles andere wartet, bis die Quelle existiert.

Wie wird ein kleiner Einarbeitungskatalog aufgebaut?

Bevor irgendetwas technisiert wird, entsteht der Katalog als einfache Übersicht: Frage, Sollantwort, Quelle, Wissensverantwortliche. Halten Sie das Vorhaben bewusst klein und nah am Verwaltungsalltag, und binden Sie die Beschäftigten mit ihrem Praxiswissen von Anfang an ein. Ein Einarbeitungskatalog mit zwanzig Fragen ist ein solches begrenztes Vorhaben mit klarer Problemstellung.

Entscheidend für die Lebensdauer des Katalogs ist die letzte Spalte. Benennen Sie für jede Quelle Wissensverantwortliche, die den Quellenstand pflegen. Ein Katalog ohne Verantwortliche veraltet im ersten Jahr; ein Katalog mit benannten Verantwortlichen bleibt ein lebendiges Arbeitsmittel. Wählen Sie als Startpunkt ohnehin einen Anwendungsfall, der nah am Alltag liegt und schnell sichtbare Entlastung bringt, etwa die wiederkehrenden Orientierungsfragen der Einarbeitung selbst.

Und wie werden falsche Antworten korrigiert? Immer über denselben Weg: Quelle und Antwort werden gemeinsam geprüft, und die Korrektur geht an die verantwortliche Stelle zurück. Dort fließt sie in die Quelle und erst dann in die Sollantwort ein. Damit bleibt der Katalog konsistent, statt in Einzelkorrekturen zu zerfallen.

Wie prüfen Erfahrene und Neue die Antworten gemeinsam?

Der Katalog wird erst durch eine geteilte Prüfrunde belastbar. Neue Beschäftigte prüfen die Verständlichkeit: Sie lesen jede Sollantwort zum ersten Mal und zeigen, wo sie hakt. Erfahrene Beschäftigte prüfen die inhaltliche Richtigkeit: Sie vergleichen jede Antwort mit der freigegebenen Quelle. Beide Perspektiven sind nötig, denn wer ein Verfahren zwanzig Jahre anwendet, merkt nicht mehr, welche Formulierungen für Außenstehende unverständlich sind.

Diese Arbeitsteilung entspricht den Vorgaben der bayerischen Leitfäden. Der Leitfaden für Beschäftigte widmet der Verantwortung für KI-Ergebnisse eine eigene Frage und macht deutlich, dass die inhaltliche und formale Verantwortung für Arbeitsergebnisse bei den Beschäftigten bleibt^[2]. Übertragen auf die Einarbeitung: Keine Antwort landet im Katalog, ohne dass ein Mensch sie zu verantworten bereit ist.

1. Neue Beschäftigte lesen jede Sollantwort ohne Hilfe und markieren, was sie nicht verstehen.
2. Erfahrene Beschäftigte vergleichen jede Antwort mit der freigegebenen Quelle und dem aktuellen Quellenstand.
3. Korrekturen werden dokumentiert, mit Datum und Hinweis, was sich geändert hat.
4. Die geprüfte Fassung wird mit Quelle und Wissensverantwortlicher als verbindliche Sollantwort abgelegt.

Für Testdurchläufe gilt eine eigene Regel: Nutzen Sie synthetische Fälle statt echter Personaldaten. Besonders sensible personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO dürfen nur unter den engen Grenzen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO verarbeitet werden^[2]. Dürfen persönliche Personaldaten also als Beispiele dienen? Nur im eng zulässigen Rahmen; für Tests sind erfundene, erkennbar synthetische Fälle die saubere Lösung. Auch beim Entwurf von Verwaltungstexten mit KI gilt dasselbe Prinzip: Kontrolle bleibt beim Menschen.

Wann muss eine Fachperson übernehmen?

Der Katalog hat eine Grenze, und sie sollte von Anfang an sichtbar sein: Unklare, einzelfallbezogene oder nicht dokumentierte Fragen gehören zu Menschen, nicht zum Katalog. Wer diese Grenze nicht zieht, riskiert, dass neue Kolleg:innen eine plausibel klingende Antwort auf eine Frage bekommen, die gar nicht aus freigegebenen Quellen beantwortet werden darf.

Das Halluzinationsrisiko ist dabei kein theoretischer Einwand, sondern in beiden bayerischen Leitfäden ausdrücklich benannt: Generative KI-Systeme neigen dazu, Inhalte frei zu erfinden, auch wenn die Ergebnisse auf den ersten Blick plausibel wirken, und die Ausgaben sind deshalb vor jeder Übernahme kritisch anhand vertrauenswürdiger Quellen zu prüfen^[2][4]. Ein Einarbeitungskatalog, der nur freigegebene Quellen zulässt, ist die praktische Antwort auf genau dieses Risiko.

• Die Frage betrifft einen einzelnen, noch laufenden Vorgang.
• Die Antwort würde Ermessen oder eine Auslegung einer Regel verlangen.
• Es gibt keine freigegebene Quelle mit aktuellem Stand.
• Die Frage berührt personenbezogene Daten eines echten Falls.

Für diese Fälle definieren Sie einen persönlichen Ansprechpartner und einen festen Übergabeweg, etwa eine benannte Person pro Fachbereich und eine kurze Notiz, die Frage und bisherigen Kenntnisstand enthält. Und wie merkt man, dass Dokumentation fehlt? Genau daran, dass Fragen wiederholt unbeantwortbar bleiben: Sammeln Sie sie konsequent als Wissenslücken. Eine gesammelte Wissenslücke ist kein Versagen des Katalogs, sondern sein wertvollstes Nebenprodukt.

Wie wird Rückmeldung zur Wissenspflege genutzt?

Einarbeitungsfragen sind mehr als ein Anliegen der neuen Kolleg:innen. Sie sind zugleich Rückmeldung an die Quellenverantwortlichen. Wenn dieselbe Frage mehrfach auftaucht, obwohl es eine Quelle gibt, deutet das auf eine veraltete oder unverständliche Quelle hin. Führen Sie die Frage zurück zur Quelle, aktualisieren Sie den Quellenstand, und die nächste Einarbeitungsrunde läuft reibungsloser.

Dabei ist das Praxiswissen der Beschäftigten, etwa über Verwaltungsprozesse und Ermessensentscheidungen, der eigentliche Rohstoff: Ohne es gibt es keine brauchbaren Sollantworten und keine gepflegten Quellen. Einarbeitung ist damit kein Nebenprodukt, sondern ein Werkzeug der Wissenspflege.

Damit das leistbar bleibt, sollte die Pflege ohne IT-Abhängigkeit durch die Fachbereiche erfolgen: redaktionelle Pflege ohne Programmierkenntnisse, und Rückmeldungen als kurze schriftliche Hinweise direkt im Chat. Genau so ist es in Charly_Schreibtisch mit dem „Denkzettel“ umgesetzt: Mitarbeitende geben eine neue Information schriftlich an den Assistenten, dieser gleicht ab, was er in dem Zusammenhang bereits weiß, und bittet um Bestätigung, bevor er sein Wissen aktualisiert.

So sieht das Ergebnis nach der ersten Prüfrunde aus: eine kurze Liste geprüfter Fragen mit Quelle und Verantwortlicher, ein paar Einträge in Prüfung und eine offene Wissenslücke, die jetzt beim Datenschutzbeauftragten liegt. Klein, gepflegt, für alle sichtbar.

Wie lässt sich Einarbeitungswissen mit Schreibtisch testen?

Alle Schritte aus diesem Artikel lassen sich an einem freigegebenen Beispiel durchspielen: Nehmen Sie eine Frage aus Ihrem Katalog, legen Sie die freigegebene Quelle bei und lassen Sie Antwort und Quellenbeleg gemeinsam prüfen. Genau für diese Arbeit ist Charly_Schreibtisch gebaut, der DSGVO-konforme KI-Arbeitsplatz für Mitarbeitende in Kommunen und Landkreisen: Fragen stellen, lange Dokumente zusammenfassen und erklären lassen, gezielt Fragen zu Dokumenten stellen, Texte und Antworten entwerfen, überarbeiten und verständlicher formulieren sowie Informationen strukturieren und vergleichen. Charly_Schreibtisch macht das Wissen der eigenen Verwaltung für die tägliche Arbeit nutzbar.

• Ersetzt der Assistent eine persönliche Ansprechperson? Nein, Einordnung und nicht dokumentiertes Wissen bleiben persönlich.
• Welche Fragen eignen sich zuerst? Wiederkehrende Orientierungsfragen mit freigegebenen Quellen.
• Wie werden falsche Antworten korrigiert? Quelle und Antwort prüfen und an die verantwortliche Stelle geben.
• Dürfen persönliche Personaldaten als Beispiele dienen? Nur im zulässigen Rahmen, für Tests synthetische Fälle nutzen.
• Wie merkt man, dass Dokumentation fehlt? Unbeantwortbare Fragen konsequent als Wissenslücken sammeln.

Für dieses Vorgehen spricht auch der gesellschaftliche Rückwind: Nach einer repräsentativen Bitkom-Befragung sind 65 Prozent der Bevölkerung der Meinung, die öffentliche Verwaltung solle Vorreiter beim KI-Einsatz sein^[5]. Die Erwartung der Bürger:innen und die Entlastung des Kollegiums zeigen hier in dieselbe Richtung.

Wenn Sie diese Schritte in Ihrer Verwaltung erproben wollen, finden Sie auf der Seite zu Charly_Schreibtisch alle Informationen zum KI-Arbeitsplatz, der Ihre Verwaltung kennt: wie Mitarbeitende damit Dokumente verstehen, Texte erstellen und überarbeiten und mit dem Wissen Ihrer Kommune arbeiten, statt lange zu suchen.