Aktenvermerk mit KI erstellen: Von Notizen zum Entwurf

Welche Notizen sind für den Vermerk belastbar?

Ein Vermerk ist so belastbar wie die Notizen, aus denen er entsteht. Bevor ein Textentwurf aus ihnen gemacht wird, lohnt ein kurzer, bewusster Sortierschritt: Jede Notiz wird nach drei Fragen geordnet, nach ihrer Herkunft, ihrem Prüfstatus und ihrer Relevanz für den konkreten Anlass. Dokumente und die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns beweisfest vorzuhalten sind^[1]. Das gilt auch für Notizzettel und Telefonnotizen: Sie sind der Rohstoff, aus dem später der aktenrelevante Vermerk wird.

Drei Sortierfragen vor dem Entwurf

• Herkunft und Zeitpunkt festhalten: Aus welchem Zusammenhang stammt die Notiz, eigenes Telefonat, Aussage einer Bürger:in oder Kollegiums-Notiz, und wann ist sie entstanden?
• Prüfstatus festhalten: Was ist selbst beobachtet, was ist eine fremde Aussage, was ist ungeklärt?
• Relevanz für den Anlass prüfen: Gehört die Notiz zum entscheidungserheblichen Kern des Vorgangs oder ist sie eine informelle Randnotiz?

Die Trennung zwischen aktenrelevanten und informellen Notizen ist keine Formalie. Das Grundsatzpapier der Arbeitsgruppe IT-gestützte Verwaltungsarbeit des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation der Innenministerkonferenz leitet daraus Kriterien ab, die als Hilfe zur Abgrenzung aktenrelevanten gegenüber informellen, also nicht-aktenrelevanten Verwaltungshandelns gedacht sind^[1]. Welche Inhalte im Einzelfall dokumentiert werden müssen, hängt danach von der jeweiligen Aufgabenstellung und den einzelnen Prozessen ab.

Das Grundsatzpapier nennt als neue Arbeitsformen ausdrücklich auch E-Mail-Kommunikation, Projekt- und Teamarbeit sowie mobiles und webbasiertes Arbeiten und stellt damit Anforderungen an die Dokumentenablage und den Zugriff auf Informationen^[1]. Für die Praxis heißt das: Notizen, die den Vermerk tragen sollen, brauchen mindestens Herkunft und Datum. Erst wenn diese Ordnung steht, lohnt sich der nächste Schritt, die Trennung von Fakten und Bewertungen.

Wie werden Fakten und Bewertungen getrennt?

Für das durchgängige Beispiel in diesem Artikel dient ein fiktiver Vorgang aus einer Kommunalverwaltung: Eine Bürgerin hat mehrfach den maroden Spielplatzbelag an der Lindenstraße gemeldet, zuletzt telefonisch. Die Notizen des Gesprächs enthalten drei sehr unterschiedliche Arten von Inhalt: die eigene Beobachtung der Sachbearbeiter:in (die Meldung ging am 12. März ein), die fremde Aussage (die Bürgerin berichtet, ihr Kind sei beim Spielen gestürzt) und eine eigene Bewertung (der Belag sei dringend sanierungsbedürftig). Für den Vermerksentwurf gilt: Beobachtung, fremde Aussage und eigene Bewertung müssen erkennbar auseinanderbleiben, denn nur die Beobachtung ist eine gesicherte Angabe. Die fremde Aussage wird als solche gekennzeichnet, mit Quelle und Datum, und die Bewertung gehört in einen eigenen Abschnitt, nicht in den Sachverhalt. Wer beim Verfassen von Verwaltungstexten ähnliche Trennungen einhält, kann KI-Entwürfe später deutlich leichter prüfen, etwa beim Antwortschreiben mit KI entwerfen.

Welche Struktur soll der Entwurf erhalten?

Die Struktur wird der KI vorgegeben, nicht von ihr erfunden. Bewährt hat sich ein dreiteiliger Aufbau: Anlass (warum entsteht der Vermerk), Sachverhalt (was ist belegt, was ist berichtet) und nächste Schritte (was passiert ab jetzt). Die bayerische Prompt-Hilfe empfiehlt dafür, einer KI Aufgabe, Kontextgrenzen und Ausgabeformat explizit zu nennen^[2]. Ein Prompt für das Spielplatz-Beispiel könnte lauten: Erstelle aus den folgenden Notizen einen internen Vermerk mit den Abschnitten Anlass, Sachverhalt und nächste Schritte. Kennzeichne fremde Aussagen mit Quelle und Datum, übernimm keine Bewertungen in den Sachverhalt und ergänze keine fehlenden Angaben. Mit der Text-Assistenz F13 stellt das Innovationslabor Baden-Württemberg ein auf generativer KI basierendes Werkzeug für Verwaltungsmitarbeitende bereit, das diese entlasten soll^[3]. Der Entwurf gelangt dabei nicht automatisch zur Akte; er bleibt zunächst ein Arbeitsentwurf, der geprüft und freigegeben wird.

Wie bleiben offene Punkte erkennbar?

Im Spielplatz-Beispiel fehlen mehrere Angaben: das genaue Datum des gemeldeten Sturzes, ob ein ärztlicher Befund vorliegt und wann die letzte Begehung durch das Tiefbauamt stattfand. Diese Lücken gehören als offene Fragen in den Entwurf, etwa als eigener Abschnitt Offene Punkte mit der Frage, ob und wann eine Ortsbegehung durchgeführt wurde. Der bayerische KI-Leitfaden betont, dass Beschäftigte sich auf Ergebnisse generativer KI nicht blind verlassen dürfen und die Verantwortung für übernommene Inhalte bei ihnen bleibt; das schließt ein, dass die KI fehlende Details gerade nicht eigenmächtig ergänzt^[4]. Wer den Entwurf später mit den Originalnotizen abgleicht, erkennt an diesem Abschnitt sofort, welche Klärungen noch ausstehen, bevor der Vermerk freigegeben wird.

Wie werden Zuschreibungen und Ergänzungen kontrolliert?

Nach dem ersten Entwurf gilt es, Zuschreibungen und Ergänzungen systematisch zu kontrollieren. Typische Fehler: Die KI ordnet eine Aussage der falschen Person zu, formuliert eine Bewertung als Tatsache oder ergänzt eine Angabe, die in den Notizen nicht steht, etwa ein konkretes Datum der Ortsbegehung. Der Abgleich mit den Originalnotizen zeigt solche Stellen sofort: Jede Angabe im Entwurf muss sich einer Notiz zuordnen lassen, jede fremde Aussage muss Quelle und Datum tragen. Der bayerische KI-Leitfaden macht deutlich, dass Beschäftigte sich auf Ergebnisse generativer KI nicht blind verlassen dürfen und die Verantwortung für übernommene Inhalte bei ihnen bleibt^[4]. Genau diese Prüfung verhindert, dass eine Bewertung als Tatsache in die Akte gelangt.

Wie erfolgt die Freigabe und reguläre Ablage?

Die Freigabe erfolgt fachlich, nicht formal: Die zuständige Person gleicht den Entwurf mit den Notizen ab, prüft Zuschreibungen und offene Punkte und entscheidet, ob der Vermerk so in den Vorgang gehört. Erst danach wird der Text nach den bestehenden Regeln der Verwaltung manuell abgelegt, etwa mit Aktenzeichen und Vermerkdatum in der elektronischen Akte. Eine automatische Aktenintegration wird an keiner Stelle vorausgesetzt: Der KI-Entwurf ist ein Arbeitsentwurf, kein Aktenstück. Auch bei der Text-Assistenz F13 in Baden-Württemberg erfordern die erzeugten Texte stets die Durchsicht beziehungsweise Kontrolle eines Menschen; eine Automatisierung von Prozessen ist dort nicht vorgesehen^[3].

Welcher Vermerksentwurf passt zum Schreibtisch-Test?

Für den Schreibtisch-Test bietet sich ein freigegebenes Beispiel an: ein Vorgang, dessen Notizen, Aktenzeichen und Entscheidungsweg bereits bekannt sind. Damit lässt sich klären, wie ein KI-Arbeitsplatz wie Charly_Schreibtisch im Alltag der Verwaltung bei Vermerksentwürfen unterstützt. Charly_Schreibtisch ist der KI-Arbeitsplatz, der Ihre Verwaltung kennt: Mitarbeitende können dort Textentwürfe erstellen und überarbeiten, Dokumente zusammenfassen und mit dem Wissen der eigenen Kommune arbeiten. Die Fachprüfung bleibt auch hier bei der zuständigen Person: Der Entwurf wird anhand der Originalnotizen geprüft, korrigiert und erst nach Freigabe manuell zur Akte gegeben. Wer den Schreibtisch-Test mit einem solchen Beispiel durchführt, weiß anschließend, welche Textentwürfe sich wiederholen lassen und wo die Fachprüfung ansetzen muss.