KI-Telefonassistent für die Verwaltung: Mehr Zeit, weniger Routinearbeit

30. Juni 2026

Die Telefonzentrale ist das Herzstück jeder Kommunalverwaltung – und gleichzeitig eine der größten Belastungsquellen für Ihre Mitarbeitenden. Bis zu 70 % aller eingehenden Anrufe sind Routineanfragen, die sich wiederholen.

Ein KI-Telefonassistent übernimmt genau diese Anrufe. Automatisch, freundlich, rund um die Uhr – damit Ihre Mitarbeitenden sich auf die Fälle konzentrieren können, die wirklich zählen.

Was leistet ein KI-Telefonassistent in der Verwaltung?

Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Telefongespräche in natürlicher Sprache führt – ohne starre Menüs, ohne Tastendrücken. Er versteht Anliegen, beantwortet Standardfragen und leitet bei Bedarf an die richtige Stelle weiter.

In der Verwaltungspraxis bedeutet das:

• Öffnungszeiten und Erreichbarkeiten werden automatisch kommuniziert
• Terminanfragen werden entgegengenommen und weitergeleitet
• Rückrufwünsche werden strukturiert erfasst
• Häufig gestellte Fragen werden direkt beantwortet
• Mängelmeldungen werden automatisiert aufgenommen
• Komplexe Anliegen werden an die zuständige Abteilung übergeben

Das Ergebnis: weniger Wartezeiten für Bürger, weniger Unterbrechungen für Mitarbeitende, und eine messbar höhere Erreichbarkeit Ihrer Verwaltung.

Typische Anwendungsfälle in Kommunen

KI-Telefonassistenten werden in Kommunen für folgende Aufgaben eingesetzt:

Bürgerservice-Anfragen

• „Wann ist das Bürgeramt geöffnet?“ → Direkte Antwort durch Charly
• „Wo muss ich meinen Personalausweis beantragen?“ → Zuständige Stelle wird genannt, mit optionaler Weiterleitung oder Terminbuchung
• „Ich möchte einen Termin vereinbaren“ → Termin wird automatisiert am Telefon gebucht oder an die zuständige Stelle weitergeleitet

Telefonzentrale und Weiterleitung

• Anrufe werden ohne menschliches Zutun in die richtige Abteilung geleitet
• Stoßzeiten werden automatisch abgefedert – keine überfüllten Warteschleifen

Außerhalb der Öffnungszeiten

• Charly ist 24/7 erreichbar – auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen
• Rückrufwünsche werden gesammelt und am nächsten Werktag strukturiert übergeben

Datenschutz und DSGVO-Konformität

Datenschutz ist in der Kommunalverwaltung keine Option, sondern Pflicht. Charly wurde von Anfang an für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt:

• Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen und europäischen Servern verarbeitet
• Keine Weitergabe an Dritte
• Vollständige DSGVO-Konformität – geprüft und dokumentiert
• Transparente Datenverarbeitung für Bürgerinnen und Bürger

Mehrere Gemeinden und Landkreise haben Charly bereits nach eingehender Datenschutzprüfung eingeführt. Unsere Dokumentation für Datenschutzbeauftragte stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

KI-Telefonassistent vs. klassische Telefonzentrale

Klassische Telefonzentrale

• Nur während der Öffnungszeiten erreichbar
• Jeder Anruf erfordert einen Mitarbeitenden
• Warteschleifen bei hohem Anrufvolumen
• Keine strukturierten Rückrufwünsche

KI-Telefonassistent Charly

• 24/7 erreichbar – auch außerhalb der Öffnungszeiten
• Routineanfragen werden automatisch bearbeitet
• Kein Warten – sofortige Antwort bei Standardanfragen
• Rückrufwünsche strukturiert und vollständig erfasst
• Skaliert automatisch bei hohem Anrufvolumen

Jetzt Charly kennenlernen

Erfahren Sie in einem kurzen Gespräch, wie ein KI-Telefonassistent in Ihrer Verwaltung konkret aussehen würde. Wir zeigen Ihnen live, wie Charly typische Anrufe aus Ihrer Gemeinde bearbeitet.

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