Die Gemeinde Petersberg ist bekannt für ihren engen Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern. Viele Anliegen werden persönlich oder telefonisch geklärt, und die Erwartungen an eine verlässliche, kompetente Auskunft sind entsprechend hoch. Mit dem steigenden Informationsbedarf und der zunehmenden Digitalisierung stellte sich die Frage, wie Petersberg diesen Anspruch auch künftig erfüllen kann - insbesondere zu Zeiten, in denen das Rathaus nicht besetzt ist.

Gleichzeitig war der Gemeinde wichtig, dass neue digitale Lösungen höchste Standards im Umgang mit sensiblen Daten erfüllen. Die Einführung einer DSGVO-konformen KI-Telefonzentrale sollte den Datenschutz im Rathaus Petersberg gewährleisten. Gerade der Eindruck, eine KI habe Zugriff auf persönliche Informationen, etwa aus dem Melderegister, sollte unbedingt vermieden werden.

Bürgermeisterin Claudia Brandes und ihr Team wollten eine moderne Lösung etablieren, die den Bürgerservice erweitert, ohne die gewohnte Transparenz, Professionalität und Verlässlichkeit zu verlieren. Petersberg verfolgte das Ziel, den Bürgerservice jederzeit zugänglich zu machen, zuverlässige und korrekte Informationen bereitzustellen und gleichzeitig klar zu kommunizieren, dass keinerlei personenbezogene Daten verarbeitet oder abgerufen werden.

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Petersberg legte großen Wert darauf, mögliche Unsicherheiten im Umgang mit neuen Technologien zu vermeiden. Charly stellt auf Nachfrage klar, dass er keinerlei personenbezogene Daten einsehen oder abrufen kann - weder aus dem Melderegister noch aus anderen Verwaltungssystemen. Diese Offenheit trug wesentlich dazu bei, das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu stärken und Rückfragen zum Datenschutz zu reduzieren.

Seit der Einführung zeigt sich eine spürbare Entlastung für die Verwaltung. Viele häufig gestellte Fragen können nun direkt beantwortet werden, ohne dass Mitarbeitende eingebunden werden müssen. Gleichzeitig bleibt die Möglichkeit bestehen, individuelle oder komplexere Anliegen an die zuständigen Stellen weiterzuleiten.

Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet Charly vor allem Flexibilität und Erreichbarkeit: Anliegen können auch außerhalb der Öffnungszeiten vorgetragen werden, und Informationen stehen jederzeit zur Verfügung. Die Verwaltung profitiert von klareren Abläufen, weniger Routineanfragen und einem erhöhten Fokus auf anspruchsvollere Aufgabenbereiche. Auch Missverständnisse im Zusammenhang mit Datenschutz konnten deutlich reduziert werden, da Charly aktiv und verständlich kommuniziert, welche Informationen er nutzt - und welche nicht.

Die Gemeinde Petersberg plant, den Funktionsumfang von Charly schrittweise zu erweitern und zusätzliche Themenfelder für den telefonischen Bürgerservice zu erschließen. Dabei bleibt die Grundhaltung unverändert: Digitale Angebote sollen die Verwaltung unterstützen, ohne den persönlichen Kontakt zu ersetzen, und sie sollen Vertrauen schaffen statt Unsicherheit.