Die Ausgangslage
Wie in vielen Kommunen liefen in Ostrhauderfehn täglich zahlreiche Bürgeranrufe im Rathaus auf – Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Terminen und Anliegen, die sich oft wiederholen. Jeder dieser Anrufe unterbricht die Sachbearbeitung und kostet Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Die Gemeinde stand vor einer Entscheidung: Entweder ein externes Call Center beauftragen – oder einen anderen Weg gehen. Die Kalkulation war eindeutig: Ein Call Center hätte den Gemeindehaushalt um das Fünffache stärker belastet als Charly.
Die Lösung: Charly
Ostrhauderfehn entschied sich für Charly, den KI-Telefonassistenten für Kommunen. Die Einführung dauerte eine Woche – von der Einrichtung über die Befüllung des Datenraums bis zur Live-Schaltung. Ohne IT-Projekt, ohne Schnittstellen-Marathon, ohne zusätzliches Personal.
Charly nimmt seitdem Anrufe entgegen, beantwortet Bürgeranfragen direkt und leitet nur die Fälle weiter, die wirklich ein persönliches Gespräch brauchen – rund um die Uhr, auch außerhalb der Öffnungszeiten.
Die Ergebnisse der ersten Woche
Schon die ersten 100 Anrufe nach der Live-Schaltung zeigen, was Charly leistet:
57 von 100 Anrufen hat Charly abschließend erledigt – ganz ohne Zutun der Mitarbeitenden.
88 der 100 Anrufe gingen innerhalb der Öffnungszeiten ein – genau dann, wenn die Entlastung am meisten zählt.
Verteilt auf 5 Arbeitstage bedeutet das: Von rund 17 Anrufen pro Tag hat Charly etwa 10 vollständig übernommen.
Gut aufgenommen – im Rathaus und bei den Bürgerinnen und Bürgern
Neue Technologie steht und fällt mit der Akzeptanz. In Ostrhauderfehn wurde Charly von den Mitarbeitenden ebenso positiv aufgenommen wie von den Bürgerinnen und Bürgern: Die Verwaltung gewinnt Ruhe und Zeit für die Sachbearbeitung, die Anrufenden bekommen sofort eine Antwort – ohne Warteschleife.
Von der Entscheidung bis zur Live-Schaltung hat es nur eine Woche gedauert – so unkompliziert kann Digitalisierung in der Verwaltung gehen. Ein externes Call Center hätte unseren Haushalt um ein Vielfaches belastet. Charly kam im Rathaus genauso gut an wie bei den Bürgerinnen und Bürgern: Wer anruft, bekommt sofort eine Antwort, Einzelfälle leitet Charly weiter – und unsere Mitarbeitenden haben wieder Ruhe für die Sachbearbeitung.
Das Fazit
Entlastung auf ganzer Strecke – zeitlich und finanziell. Statt ein Call Center zum fünffachen Preis zu beauftragen, erledigt Charly mehr als die Hälfte der Anrufe selbstständig. So wird echtes Steuergeld gespart.
Auf einen Blick
Kommune: Gemeinde Ostrhauderfehn (Niedersachsen)
Einführungszeit: 1 Woche bis zur Live-Schaltung
Abschließend erledigte Anrufe: 57 von 100 (erste Woche)
Entlastung pro Arbeitstag: ca. 10 von 17 Anrufen
Kostenvergleich: Ein Call Center wäre 5× teurer gewesen
Sie möchten wissen, wie Charly Ihre Verwaltung entlasten kann? Sprechen Sie uns an – unter hallocharly.de oder 030 7566 5555.
